KPI для початківців

Якщо звертатися до суті поняття, то KPI – це показники, які відображають, наскільки ефективно підприємство рухається до виконання своїх цілей та завдань. Особливість цієї системи полягає в тому, що індивідуальний показник ефективності кожного співробітника вимірюється та розглядається в сукупності з KPI усієї компанії. Одним словом, щоби чимось керувати, потрібно це вимірювати. Мета системи – зробити роботу всіх підрозділів підприємства злагодженою. Іншими словами, кожен спеціаліст працює в ім'я загальної мети та отримує бонуси за виконання поставлених перед ним завдань.

«KPI – це система оцінки, що дозволяє організаціям визначити стратегічні та тактичні цілі. Іншими словами, це інструмент вимірювання поставленої мети, — розповідає операційний директор компанії KellyOCG Russia Юрій Єфросинін. — Правильне формування системи KPI дозволяє визначити, у якому виникла проблема. Система KPI може бути впроваджена практично у всіх галузях, головне правильно визначити показники оцінки».

Навіщо це потрібно?

Варто зазначити, що застосування ключових показників ефективності (або, як їх ще називають, ключових показників успіху) дає найбільший ефект у великих компаніях, оскільки за їх допомогою керівнику зручніше контролювати все підприємство. За допомогою даних показників голові корпорації простіше оцінити роботу кожного співробітника чи підрозділу та розробити стратегію досягнення кінцевого результату.

Коли всі співробітники компанії бачать загальну мету і ясно уявляють, що їм необхідно зробити для її досягнення, кожен із них підходить до своєї ділянки роботи з більшою відповідальністю.

KPI дає керівнику можливість не зосереджуватись на окремих фрагментах бізнесу, а бачити сильні та слабкі сторони компанії. І не тільки бачити, а й аналізувати фактори, що позитивно та негативно впливають на зростання підприємства.

Ще один вагомий плюс ключових показників ефективності в тому, що за ними можна легко простежити вплив на кінцевий результат того чи іншого процесу усередині компанії.

«Основною функцією KPI є оцінка результативності роботи, – каже Юрій Єфросінін. — Однак цю систему зручно використовувати не лише для оцінки ефективності роботи організації, а й у побудові систем мотивації персоналу».

Способи впровадження KPI

Впроваджувати KPI, як і будь-яку нову систему, необхідно поетапно та відповідно до того, в якій сфері працює компанія.

«Система KPI має бути побудована вимірно, – вважає Олег Польовий. — Тільки тоді робота за системою ключових показників дозволить співробітникам та організаціям, що взаємодіють, правильно сформувати уявлення про свою діяльність і, отже, працювати ефективно. Під ефективністю розуміється користь, отримана стороною від спільної взаємодії.

Спочатку керівництву необхідно виділити пріоритети у розвитку фірми, а потім у кожній з областей функціонування розробити цілі та завдання. Наступним кроком стане конкретизація цілей за підрозділами - у кожній галузі діяльності, у кожному відділі необхідно визначити ключові показники ефективності.

Варто зазначити, що KPI завжди матиме два показники — плановий і фактичний. Плановий — це так званий ідеальний показник, якого має прагнути кожен підрозділ. А фактичний - той, якого вдається досягти насправді. Безумовно, ідеальний показник ефективності може бути досить високим, але досяжним. А якщо ні, то співробітники або зайво розслабляться, або опустять руки перед невиправдано завищеними цифрами.

Збір фактичних показників та їх порівняння з плановими доцільно доручити фінансовій службі. З іншого боку, не можна допускати самоконтролю. Наприклад, начальник відділу продажів, який відповідає за підвищення лояльності клієнтів, навряд чи зможе сам виміряти цей показник, уникнувши упередженості.

Далі слід встановити періодичність виміру та аналізу даних. Вона може змінюватись в залежності від побажань конкретного керівника, від специфіки реалізованого товару та низки інших факторів. Комусь потрібен буде звіт за кожен тиждень, а комусь цілком достатньо оцінити ситуацію за підсумками кварталу або півріччя.

На періодичність планування може і «вік» підприємства. Молодому підприємству у разі необхідний уважний контроль, і навіть постійне коригування стратегії розвитку. У більш зрілій фірмі планування цілей і завдань може бути довгостроковим.

«Практика впровадження KPI добре відома та детально описана, — каже Володимир Яхонтов. — Загалом цей процес проходить 4 стадії. На першому етапі (його ще називають "періодом бачення") менеджери компанії визначають, якою компанія має бути через 3-5 років, розробляють стратегію та створюють систему цілей. На другому етапі (етап "комунікації та подальшої конкретизації стратегії") стратегія уточнюється на нижніх рівнях організаційної ієрархії, при цьому виходячи із загальної стратегії визначають цілі підрозділів та конкретних співробітників. На третьому етапі ("складання бізнес-планів") стратегія перетворюється на конкретні плани, заходи, проходить бюджетування. На четвертому етапі проводять аналіз результатів, якщо необхідно, вносяться зміни до стратегії, планів, KPI».

А як на практиці?

Найпростіший приклад використання KPI – роздрібні продажі у великих торгових мережах. Слід зазначити, що аналізувати бізнес-процеси у торгівлі з допомогою ключових показників

ефективності найзручніше. Керівник корпорації завжди може оперативно оцінити обстановку в кожному магазині, проаналізувати рівень доходів та витрат та за необхідності скоригувати стратегію роботи.

Припустимо, за показник береться середній обсяг продажу кожного продавця, що вимірюється або у кількості товару, або у грошових одиницях. Як об'єкт оцінки може виступати як весь відділ чи магазин цілком, і кожен із менеджерів зокрема. Такий показник ефективності необхідний, щоб планувати грошові потоки, розраховувати платежі за контрактами, встановлювати розміри знижок та виявляти внутрішні джерела фінансування.

Періодичність аналізу даних, як було зазначено, може змінюватись в залежності від різних факторів, що мають місце всередині компанії.

Необхідно подбати і про проміжний контроль бізнес-процесів. Наприклад, вирішено аналізувати зібрані дані раз на півроку. Проте керівнику варто щомісяця справлятися, як ідуть справи. Безумовно, йдеться не про те, щоб обкластися стосом зведень, звітів та схем, а про те, щоб ознайомитися з планом виконання завдань та рівнем витрат. Якщо фактичні показники суттєво відхиляються (не важливо, у який бік), необхідно шукати причину.

Однак варто пам'ятати, що при аналізі показників відділу продажів потрібно брати до уваги й ті обставини, які могли б вплинути на популярність того чи іншого товару або на прибуток у цілому. Наприклад, це могла бути і старанно підготовлена ефективна рекламна компанія, і сезонна популярність товару, і результат тривалої роботи з клієнтами (зокрема і аналіз статистики їхніх побажань).