Полезная информация

Все про KPI та методи їх використання, що таке KPI

Будь-яка компанія зацікавлена у підвищенні компетенції своїх співробітників та якості їх роботи. Якщо результат потрібен, а його все немає, підприємцю варто замислитись, чи достатньо його мотивують співробітники. У нашій статті ми розповімо про систему KPI, яка дає можливість оцінити ефективність роботи як усього магазину, так і кожного спеціаліста.

Що таке KPI (ключові показники ефективності)

KPI – що це? Це є ключові показники ефективності. За допомогою KPI можна оцінити, чи ефективна робота співробітників, чи необхідно їм виплатити премію за досягнення результатів, і настав момент просування кар'єрними сходами.

Самі собою KPI є системою мотивації, це інструмент побудови системи управління – рахункові показники. Вони можуть бути кількісними (обсяг товару, витрачений час, одержаний прибуток) або якісними (рейтинг співробітників, нарахування балів).

Головне у показниках ефективності – це можливість за допомогою KPI об'єктивно оцінити результати. Про те, як розробити KPI для менеджера з продажу читайте в матеріалі «KPI для менеджера з продажу».

*** Приклад KPI: Співробітник працює у техпідтримці. Його основна функція – відповідати на питання потенційних покупців та консультувати чинних клієнтів. Для такого співробітника ключові показники ефективності: рівень задоволеності клієнтів, кількість та якість консультацій, покупки, здійснені клієнтами після консультації.
Наша компанія пропонує онлайн тренінгри з KPI мотивації, а також, відео тренінги Фінанси управлінський облік та КРІ мотивація для власників бізнесу. 

Що дають показники KPI
- контроль над показниками ефективності;
- об'єктивна оцінка показників кожного фахівця;
- мотивація персоналу на досягнення необхідних результатів;
- відповідальність кожного співробітника за показники;
- управління бюджетом, виділеним на оплату праці;

Для ефективної роботи з KPI потрібна зручна система автоматизації роботи магазину. CRM-система, може відстежувати показники кожного співробітника за будь-який час. Усю інформацію можна вивантажити у вигляді звіту в режимі он-лайн на смартфон або планшет.
 Пропонуємо відео тренінг Управлінський облік, показники ефективності та система контролінгу, що проводить Інна Старожукова, бізнес тренінг, коуч. 

Види показників ефективності KPI:
Основні показники ефективності в системі KPI:
- процесні - зростаючі разом зі швидкістю виконання різних процесів в організації: розробка та виведення нових продуктів на ринок, обробка клієнтських запитів, час доставки товару тощо;
- Клієнтські - належать, перш за все, до роботи співробітників, які безпосередньо взаємодіють з клієнтами, і впливають на імідж компанії. До таких показників належать ринки збуту, задоволеність клієнтів, рівень обслуговування клієнтів;
- фінансові – ці показники ефективності стосуються зовнішньоекономічного стану організації: ринкова вартість товару, товарообіг, фінансовий потік, дохід тощо;
- Критерії розвитку - показники того, як розвивається організація: продуктивність співробітників, "плинність", витрати на кожного співробітника, прибуток, задоволеність кадрів.

Розробка та впровадження KPI
Розробка KPI ефективніша за системою «згори донизу», тобто від глобальних цілей компанії до цілей окремого співробітника. Найчастіше відбувається навпаки: ставляться цілі кожному окремому працівнику, а потім перевіряється, чи ці цілі відповідають загальним цілям компанії. Тобто фактично виконується та сама робота двічі. Розглянемо поетапно, як розробити систему KPI.

1 етап. Розробка ключових показників ефективності
На першому етапі перевіряються стратегічні та оперативні цілі магазину, оцінюється, наскільки ефективно він працює в даний час, чи досягаються поставлені цілі, розглядається загальний економічний стан та враховуються зовнішні загрози.

На цьому етапі визначається можлива політика оплати праці. Також потрібно визначитись із довгостроковою метою магазину. Ціль ставиться, як правило, на 3 роки.

 Після визначення загальної мети визначте підцілі. Підцілі повинні бути побудовані таким чином, щоб задавати напрямок для досягнення спільної мети.

2 етап. Планування KPI Завдання наступного етапу – скласти бюджет витрат на персонал, розділивши його на види виплат. При складанні бюджету важливо враховувати можливу індексацію заробітної плати, а також рух у кар'єрі співробітників. Зважайте на реальний рівень зарплат на ринку, так ви зможете вибудувати конкурентоспроможну зарплатну вилку та утримати кадри. Розподіляючи бюджет між співробітниками, спирайтеся на такі показники:
- вплив роботи спеціаліста на результат роботи компанії;
-Зона відповідальності співробітника: робітник, спеціаліст чи керівник;
- обсяги виконуваних завдань;
- рівень компетентності співробітника та його перспективи.

Бюджет виплат попередньо складається на рік, але щомісяця необхідно його уточнювати.

3 етап. Впровадження системи KPI
Цей етап включає розробку самої системи, а також підготовку документів, які відповідають за організацію трудової діяльності: трудові договори, колективний договір, штатний розпис та будь-які інші документи щодо оплати праці.

Також у цей час співробітникам розповідають про зміни у системі оплати та проводять навчання. Впроваджуючи систему ключових показників KPI, враховуйте, що згодом може відбутися безліч змін: змінюються плани компанії, глобальні цілі, становище конкурентів, ситуація на ринку, законодавство.

Тому потрібно розуміти, що це таке і постійно стежити за показниками. Якщо показники ефективності починають падати, необхідно коригування.

4 етап. Оцінка ключових показників ефективності
Важливо постійно стежити, чи розроблені ключові показники KPI. Кожен крок, що моделює систему, спрямований на підвищення та працездатності співробітників.

У більшості випадків не виникає проблем з вибором KPI, тому що практично будь-який менеджер може приблизно уявити, що потрібно його співробітникам. Розглянемо, як розраховуються ключові показники KPI.

Використовуйте можливості CRM-системи. Співробітники зможуть бачити кількість та якість своїх продажів, розраховувати свої доходи згідно з KPI. Директор магазину, у свою чергу, бачитиме загальні показники за сумою та якістю проведених угод для кожного окремого менеджера з продажу.
P/S: Не менш цікаві статті -   Як розробити та впровадити систему KPI, в компанії? Цікаві статті з порада, з нашого сайту - все про KPI та методи їх використання, також що таке KPI, а також, що таке Lean Administration, і для чого він потрібен в компанії. І не менш цікава стаття з порадами,  Які помилки роблять керівники під час постановки завдань, від керівника концерну?