Полезная информация

Автоматизация бюджетирования

Помните известное правило треугольника с тремя факторами – «Срок», «Цена» и «Качество»? Вы можете выбрать только два фактора – третий всегда будет страдать: если выполнить работу быстро и дешево – будет не качественно; если быстро и качественно – то будет очень дорого; и, наконец, работа может быть, выполнена качественно и за дешево, но это будет очень долго. Пару лет назад я анализировал различные подходы к автоматизации бюджетного процесса, их достоинства и недостатки и, как оказалось, этот закон можно смело отнести и к данной области!

Рассматривая различные варианты автоматизации бюджетирования, можно выделить три основных подхода, о которых я писал ранее:
 - Бюджетирование в Excel. Как ни странно, но этот подход до сих пор еще лидирует.
 - Разработка «самописной» системы. Данный подход, к счастью, становится все менее популярным и доля таких решений крайне мала.
 - Использование готового решения. Это подход имеет наименьшие риски, и при этом вы получаете максимум выгоды. Но это стоит денег.
 
Давайте посмотрим, какие существуют наиболее значимые факторы, так сильно зависящие от приведенных подходов к автоматизации:
 - Стоимость внедрения. Сюда можно отнести как совокупную стоимость владения (TCO), так и затраты на проект внедрения системы. Это стоимость консалтинга и интегратора, стоимость лицензий и техподдержки, стоимость внесения изменений и текущей внутренней поддержки системы.
 - Функциональность. В данном случае под функционалом понимается весь набор автоматизированных инструментов для эффективного ведения бюджетного процесса (формирование бюджетных заданий, наполнение бюджетов, согласование, анализ данных, перебюджетирование, скользящее планирование, план-факт и факторный анализ и множество все остального).
 - Риски и дальнейшая поддержка системы. В данном случае рассматриваются риски, связанные с исправлением критически важных ошибок, с добавлением нового требуемого функционала, с наймом квалифицированного персонала и прочие риски, косвенно связанные с поддержкой системы (интеграция и учетной системой, формирование отчетов, обеспечение прозрачности бюджетного процесса и бюджетной модели и т.д.).
Итак, давайте взглянем на получившийся треугольник и посмотрим, как он работает.
Выбираем MS Excel как систему бюджетирования.

При выборе Excel в качестве системы бюджетного управления вы экономите на разработке бюджетной модели, вам не дорого обходятся специалисты, у вас сокращаются расходы на совокупную стоимость владения системой, отсутствует внедрение системы как класс работ. Отсутствуют и расходы, как на лицензии, так и на техническое сопровождение. Вам крайне дешево обходится непрерывный alignment к требованиям бизнеса, и при этом привлечение и обучение нового персонала не является критически важным вопросом – Excel знают все, достаточно только разобраться в бюджетной модели.

Однако вы получаете серьезные ограничения в части функциональности и производительности. Конечно, многие возразят, уповая на обновленные возможности новой версии Excel, где уже более 1 млн. записей на листе, где достаточно надежно работает sharing рабочей книги. Но опыт показывает, что Excel не справится с активной многопользовательской работой, и чтобы он хоть как-то справлялся, нужно достаточно серьезно продумывать архитектуру модели для обеспечения ее целостности и стабильности. Разграничение прав доступа на уровне статей и отдельных аналитик, хранение паролей (даже в hash) и журналирование с аудиторским следом практически невозможно реализовать в среде Excel. Процесс согласования бюджетов, даже последовательного, с откатыванием назад также реализовать без сложных макросов будет невозможно. Нужно, правда, заметить, что при качественно провязанной модели у вас будет неплохой механизм для факторного анализа. Будет полезно знать - изменения в законодательстве об ипотеке.  Анализ последних изменений законодательства в Украине.


Выбираем собственную разработку как систему бюджетирования.

 Выбирая собственную разработку в качестве системы бюджетного управления, вы получаете экономию в сравнении с внедрением готового решения, однако собственная группа разработчиков обойдется вам значительно дороже разработки модели в Excel. Также как и в предыдущем варианте, отсутствуют расходы на лицензии и техническое сопровождение со стороны вендора, однако, вам нужно будет более пристально следить за внутренней командой разработчиков – квалификация разработчиков, направление развития архитектуры решения, качество документирования и тестирования системы. Также относительно недорого обходится непрерывный alignment к требованиям бизнеса, однако и здесь необходимо следить за преемственностью знаний в команде разработчиков – при ротации внутри команды вы рискуете остаться без поддержки ряда функциональных блоков системы.

Особое внимание уделим функциональности – в случае собственной разработки, вы получаете максимально адаптированное решение под потребности вашего бизнеса: формы ввода данных, интерфейсы, отчеты, процесс согласования – все идеально адаптируется под особенности бизнеса. Безусловно, существуют ограничения в технологиях, которые может или не может позволить себе компания, но нужно отметить, что даже простейшие условно бесплатные web-технологии позволят создать крайне функциональное и удобное приложение.

Выбираем готовое, многократно обкатанное решение как систему бюджетирования.
В этом случае функциональность воплощает в себе всю совокупность лучших практик и вы получаете решение, обкатанное десятки раз, воплотившее в себя массу инструментов и механизмов, реализуемых в системе с каждыми новыми внедрением, с каждой новой «шишкой» и проблемой. Процесс настройки системы прост и регламентирован, инструменты анализа могут удовлетворять в полной мере, инфраструктурные модули также полны и обкатаны (многопользовательская работа, подсистема безопасности и журналирования, подсистема бэкапирования и т.д.).

Особое внимание нужно уделить элементу, отвечающему за риск и поддержку. Факт того, что вы имеете тиражируемое решение от, желательно, известного вендора, лишает вас риска остаться один на один с проблемами поддержки и развития системы при уходе ИТ-команды, отвечающей за развитие системы бюджетирования. Вам будет не сложно найти новых специалистов, так как рынок достаточно полон предложений и уровень требуемой квалификации достаточно просто измерить и оценить.

Естественным следствием описанных бенефитов является стоимость системы. Помимо присущих всем вариантам видов расходов на внедрение и поддержку системы, вам необходимо оплатить стоимость лицензий и еще годной поддержки. Выбирая решение от лидеров рынка, стоимость только лицензий может превышать несколько сот тысяч долларов.

Вот, пожалуй, так кратко можно описать существующие зависимости в процессе выбора и внедрения системы автоматизации бюджетного процесса. Жду ваших комментариев.