Полезная информация
Як правильно ставити завдання підлеглим?
26.02.2023
Щодня кожен із керівників компанії вдається до кількох важливих речей: планує свій робочий день, хвалить чи критикує, контролює роботу підлеглих, а також ставить перед ними певні завдання. Звичайно ж, не завжди вдається організуватися належним чином. Буває, що співробітник щось не почув, не так зрозумів чи витлумачив по-своєму, і зрештою не якісно чи невчасно виконав свою роботу. Ця стаття буде корисною для тих, хто стикався з подібними ситуаціями.
Основні кроки постановки завдань підлеглим.
Грамотно поставити завдання, отже, ефективно вирішити будь-яку з проблем компанії. У цьому важлива певна послідовність, конкретні кроки постановки завдання підлеглому.
Крок №1. Ситуація.
Перед тим, як поставити співробітнику якесь завдання, важливо підібрати підходящий для цього момент. Найкраще домовитися з ним про це заздалегідь. Також важливо розмовляти в окремому кабінеті, не відволікаючись на дзвінки або інші важливі справи.
Якщо для того, щоб вислухати настанови керівництва, співробітник змушений відволікатися від своєї основної роботи, завдання вислуховується неуважно або людина забуває про неї зовсім, взявшись до виконання справ, від яких її не вчасно відірвали. Напевно, найгірший варіант – зупинити співробітника на ходу, обравши для цього місця коридор, ліфт або їдальню. До таких методів постановки завдань точно вдаватися не варто!
Користуючись нагодою, ми радимо онлайн тренінги в Україні, "Як правильно ставити завдання підлеглим?", а також запропонувати для вас онлайн корпоративні тренінги Україна безпосередньо у Вашій фірмі.
Крок №2. Виконаність поставлених завдань.
Перед постановкою певних завдань підлеглим слід врахувати три важливі моменти:
• Чи є у співробітника вільний час на виконання додаткового завдання, чи не завантажений він надмірно?
• Чи дозволяють його особисті характеристики впоратися з подібним завданням?
• Чи достатньо професіоналізму для виконання поставленого завдання?
Якщо всі ці питання матимуть позитивну відповідь, поставлене завдання буде виконане ефективно та своєчасно.
Крок №3. Ціль.
Не менш важливо позначити мету завдання. «Розробка дизайну сайту, так би мовити, для краси» – це не завдання. "Розробка дизайну сайту з метою підвищення юзабіліті" - це те, що потрібно.
Чіткі цілі потрібні як підвищення якості виконання завдань, але й мотивації співробітників. Їм слід донести, що виконання конкретної роботи є особливо важливою для компанії, впливає на її прибуток.
Про таке формулювання, як «ця вимога вищого керівництва» слід забути, оскільки вона робить завдання безглуздим, відбиває бажання працювати.
Крок №4. Вимірюваність.
Як керівник, і співробітник повинні розуміти, наскільки близький бажаний результат. Для молодих і недосвідчених співробітників важливим є більш докладний і детальний виклад завдання: бажаний результат, конкретні цифри і т.д. Вся справа в тому, що для одних поняття «швидко» - це зараз, відклавши всі справи, для інших протягом дня або тижня. Одні розуміють «у кращому вигляді», як те, щоб перед керівництвом соромно не було, інші так, щоб усі були в захваті від результатів.
Крок №5. Забезпечити ресурсами.
Підлеглий, перед яким ставляться певні завдання, має бути забезпечений усіма необхідними їх виконання ресурсами, починаючи від канцелярського приладдя і, закінчуючи допомогою інших співробітників.
Крок №6. Контроль.
Важливо озвучити перед підлеглим, хто і яким чином (усно, звіт, доповідь тощо) контролюватиме виконання поставленого завдання. Також має значення постановка конкретних термінів.
Крок №7. Розуміння.
Після постановки завдання улюбленими питаннями багатьох керівників є: «Чи зрозуміло?». або «Питання будуть?». Від подібних моментів у спілкуванні з підлеглими слід забути.
Грамотно в подібній ситуації озвучити такі фрази: «Повторіть, що вам необхідно буде зробити», «Як думаєте, з чого краще все почати?». Важливо, щоб підлеглий висловив свою думку про це завдання, як він її бачить. Тим самим керівник зможе виявити відсутні фрагменти у його розумінні, що особливо актуально для новачків.
Звичайно ж, спочатку може здатися, що постановка завдань подібним чином займе багато часу, враховуючи, що потрібно докладно пояснити, вислухати, мотивувати і т.д. Але вдавшись до подібних методів в черговий раз, вдасться переконатися, що вони не тільки скорочують час виконання завдань, а й суттєво підвищують їхню якість.
Головний фактор успіху у бездоганному виконанні всіх семи кроків одночасно, адже ефективність будь-якої технології проявляється лише у повному та стабільному її використанні.
Помилки керівників під час постановки завдань підлеглим.
Найбільш поширені помилки при постановці завдань підлеглим полягають у:
• незрозумілою чи неконкретною постановкою завдання;
• постановці задачі без жодних пояснень (коли, з якою метою, якими способами, якого результату очікують);
• постановці завдань, неузгоджених із завданнями інших підрозділів компанії, що може призвести до конфліктних ситуацій;
• постановці завдань, які «конфліктують» з іншими завданнями підлеглого, внаслідок чого жодна з них не виконана на всі 100%;
• постановці завдань співробітнику, який має для її виконання достатньо досвіду, знань чи навичок;
• постановці свідомо нездійсненних завдань;
• відсутності потрібної інформації та ресурсів для виконання поставленого завдання;
• постановці завдань, що у зоні чужої ответственности;
• відсутність проміжного контролю з боку керівництва, при цьому працівники вважають роботу не терміновою;
• постановці завдання без відома безпосереднього керівника виконавця, перешкоджаючи тим самим її якісному та своєчасному виконанню.
Грамотно і правильно поставити завдання, задіявши при цьому налагоджену систему контролю - це чудова можливість підвищити ефективність управління бізнес-процесами компанії.