Полезная информация

Дебіторська заборгованість належить до активів бізнесу. Фактично — це гроші, товари чи послуги, які компанія чи підприємець мають отримати у майбутньому від своїх боржників. Коли дебіторська заборгованість збільшується, витрати стають більшими за доходи — бізнес зазнає збитків. Якщо нічого не робити, то для компанії це може закінчитися банкрутством.

 

Що таке дебіторська заборгованість і чому вона важлива для бізнесу?

Дебіторська заборгованість (ДЗ, або дебіторка) — це борги контрагентів, співробітників і навіть держави перед компанією. Покупці можуть бути зобов'язані за вже відвантажений ним товар, постачальники отримують авансовий платіж за продукцію чи послуги і також потрапляють у дебітори. У тому обліку дзеркально виникає кредиторська заборгованість перед фірмою.

 

Дебіторська заборгованість виникає в організації природним для бізнесу шляхом, адже не можна миттєво виконати умови договору: щодня отримати товар або надати послугу та розрахуватися з боргами.

 

Дебіторська заборгованість утворюється у таких випадках:

 

Передплата. Наприклад, ТОВ перерахувало аванси підряднику за ремонт офісу та постачальнику за партію новорічних ялинок для перепродажу. Поки послуги не будуть надані, а товари отримані, у компанії в обліку буде ДЗ.

 

Відстрочення платежу. Наприклад, ТОВ відвантажило індивідуальному підприємцю дві палети паперових рушників. За умовами договору покупець має 14 днів на оплату поставки. Поки ІП не розрахується за товар, у обліку постачальника його буде числитися ДЗ.

Пропонуємо тренінги  для фінансових деректорів, а також тренінг категорійний менеджмент в продажах в Україні. 

Переплати. Наприклад, бухгалтерія помилилася та двічі сплатила рахунки постачальнику. В обліку компанії з'явиться ДЗ до моменту, коли постачальник поверне переплату або відвантажить товари або надасть послуги на цю суму.

 

Також переплата може бути і з оплати праці. Наприклад, працівнику повторно перерахували відпускні. ДЗ числитиметься за працівником, поки він не поверне гроші до каси або поки бухгалтер не зробить перерахунок за підсумками місяця та не втримає зайві кошти.

 

Позика. Наприклад, компанія може дати грошей у борг під відсоток співробітникам чи стороннім компаніям та ІП. Поки позичальники не розплатяться, за ними числитиметься ДЗ.

 

Видані під звіт суми. Наприклад, співробітника відправили у відрядження на 10 днів та перерахували йому на карту добові. Або працівник узяв у касі ТОВ гроші на закупівлю канцтоварів. ДЗ буде рахуватися, доки вони не прозвітують за авансовими звітами і не принесуть усі підтверджуючі документи та чеки.

А ви знаєте про Профіль посади маркетолога? а також, дізнайтесь про Як створити і навіщо потрібна корпоративна база знань? і звісно. дізнайтесь про Як визначити мету компанії? І з чого потрібно починати.

 

Переплати до бюджету. Наприклад, компанія помилилася і двічі заплатила ПДВ за підсумками кварталу чи ІП перерахував більше страхових внесків за себе, ніж це було потрібне. На ЄНС (Єдиному податковому рахунку) з'являється переплата, яку компанія чи ІП показують як ДЗ. Її можна повернути за заявою чи залишити на оплату інших податків.

 

Обов'язок засновника. Наприклад, після реєстрації ТОВ його власник протягом чотирьох місяців має сплатити свою частку статутного капіталу грошима чи майном. До цього моменту за ним значатиметься ДЗ.

 

Дебіторську заборгованість необхідно контролювати, щоб уникнути ризиків:

- касового розриву, коли покупці затримують оплату або зовсім пропадають, а компанія підходить термін сплати до бюджету, оплати постачальникам чи розрахунку із зарплати з сотрудниками;

- збитків чи банкрутства, коли за звітами у компанії гроші є, а насправді їх немає.

 

** Види дебіторської заборгованості. 

ДЗ можна класифікувати за різними ознаками. Розберемо чотири з них:

 

На підставі виникнення. ДЗ покупців за товари, роботи та послуги, постачальників, держави, співробітників, засновників.

 

Наприклад, ТОВ відвантажило своєму контрагенту 10 тонн будівельних матеріалів, у разі дебітором буде покупець.

 

За термінами погашення. До 12 місяців дебіторська заборгованість називатиметься короткостроковою, понад 12 місяців — довгостроковою.

Читайте - Як уникнути вигоряння віддалених співробітників? Та про Як впровадити KPI та не втратити співробітників? Розповість Дмитрієва Світлана Вікторівна. 

 

Наприклад, за умовами договору постачальник отримує аванс 50%. Він повинен виготовити для виробництва запчастини для верстатів за кресленнями та поставити їх через 4 місяці. Така ДЗ буде короткостроковою.

 

За датою платежу. Нормальна, термін погашення якої ще не підійшов, та прострочена, платежі за якою вже пропущено. Прострочена ДЗ, у свою чергу, поділяється на сумнівну та безнадійну.

 

Наприклад, компанія поставила покупцям три партії товару із відстрочкою. По першій термін оплати ще не настав (нормальна ДЗ), по другій — вже пропущено (прострочена ДЗ), а третя перейшла з розряду простроченої до безнадійної, бо ТОВ – боржник уже ліквідовано.

 

За рівнем надійності. Забезпечена банківською гарантією, договором поруки чи заставою — усім, що дозволить повернути ДЗ, і без забезпечення, якщо компанія уклала угоду та підтвердила її договором поруки, така ДЗ буде забезпеченою.

 

* Основні методи управління дебіторською заборгованістю.

До управління дебіторською заборгованістю варто підходити комплексно від моменту укладання договору та до повного закриття угоди, щоб не залишити бізнес без коштів та товарів.

 

* Активні методи.

Активні методи використовуються, коли договір підписано, угода укладена та дебіторська заборгованість вже виникла.

 

Нагадування про платежі. Нагадуйте контрагентам про оплату. Це можуть робити менеджери відділу закупівель, відділу продажів, фінансові менеджери чи співробітники бухгалтерії.

 

Переговори із боржниками. Якщо контрагент таки припустився прострочення або затримує постачання товарів, варто з'ясувати причину, чому це сталося. Якщо можливо, переглянути умови оплати, розбити на кілька платежів.

 

Юридичні заходи. Коли контрагент відмовляється погашати заборгованість, доводиться вмикати юристів. Вони розрахують пені та неустойку за умовами договору або підготують досудову претензію. Читайте про  Як визначити мету компанії  та  Як організувати комунікацію на віддаленні, також, про Як ефективно керувати віддаленою командою. Як працювати з віддаленою командою?