Полезная информация

Результат віддаленої команди залежить від якості комунікації всередині неї. Тому важливо знати правила побудови віддаленої комунікації, які вирішують проблеми контролю та передачі співробітникам.

 

Є стереотип, що віддалення – для інтровертів. Але якщо про команду, робота без спілкування у принципі неможлива. Комунікація може мати різні цілі — і від них залежатиме вибір каналу та частота зустрічей.

 

З метою координації.

Комунікаційні канали: сервіс відеоконференц-зв'язку, месенджер, пошта.

 

У команді кожен відповідає за свою ділянку роботи. Від якості взаємодії членів колективу залежить результат роботи. Зв'язки з метою координації потрібні на старті проекту, а потім — з необхідною регулярністю та за необхідності. Для оперативного спілкування варто завести окремий чат у кожному напрямку. Зрештою, найважливіші моменти краще фіксувати в пошті.

Дозвольте запропонувати, корпоративные тренинги по логистике в Украине, а також, тренинги по логистике Киев та онлайн.

З метою контролю.

Комунікаційні канали: сервіс відеоконференц-зв'язку

 

Важливо влаштовувати регулярні дзвінки-статуси, де підлеглі розповідатимуть керівникам про свій прогрес у виконанні робочих завдань, а ті, у свою чергу, зможуть ділитися досвідом та експертизою, якщо виникли складнощі. Сам факт таких зустрічей уже дисциплінує та мотивує працівників не відкладати справи надовго. Наскільки регулярними мають бути такі дзвони — залежить від компанії: вони можуть бути щоденними чи щотижневими.

 

З метою тімбілдінга.

Комунікаційні канали: пошта, месенджер, сервіс відеоконференц-зв'язку

 

На віддаленні завжди слабші особисті зв'язки між людьми, і кожному складніше почуватися частиною команди.

 

Якщо немає можливості влаштовувати корпоративні заходи в онлайн-форматі, можна компенсувати брак спілкування загальними онлайн-зустрічами. Наприклад, можна влаштовувати регулярні дзвінки та ділитися один з одним досягненнями та планами. Ще один спосіб підтримати командний дух – вітати всім разом кожного члена колективу з днем ??народження, проходженням випробувального терміну чи підвищенням. Крім того, можна завести у корпоративному месенджері спільний чат для неформального спілкування.

 

* З метою збору зворотного зв'язку.

Комунікаційні канали: сервіс відеоконференц-зв'язку, форма зворотного зв'язку

 

Є люди, яким важко говорити про свої проблеми: наприклад, що вони перевантажені чи конфліктують із кимось. У процесі особистого спілкування з підлеглим керівник може з'ясувати, що щось не так, і вжити заходів, щоб зберегти співробітника або покращити взаємодію всередині колективу. Краще вибрати для спілкування з цією метою сервіс відеозв'язку з увімкненими камерами, щоб не тільки чути, а й бачити співрозмовника.

 

Ще зручно збирати зворотний зв'язок через спеціальні сервіси, наприклад Yandex Forms. Якщо опитування буде анонімним, можна розраховувати більш відверті відповіді.

Читайте про KPI та мотивація персоналу, як пов'язані результати та зарплата, та  Як підняти мотивацію у кризові періоди. Нематеріальна мотивація працівників, а також про Як мотивувати співробітників, методи та приклади мотивації? Проради від Намировського Ігоря. 

** 5 правил ефективної комунікації на віддаленні

- Договоріться про те, як швидко відповідати на повідомлення та дзвінки, коли бути онлайн, у якому каналі вирішувати ті чи інші питання.

- Наперед визначайте коло питань, які плануєте обговорити на зустрічі.

- Запрошуйте на зустрічі лише тих співробітників, чия присутність там потрібна.

- Модеруйте будь-яке спілкування: не давайте відхилитися від теми, не допускайте агресивного тону розмови.

- Фіксуйте підсумки будь-яких обговорень - у листі, повідомленні в чаті або в інший спосіб.

 

* Як контролювати роботу на відстані?

Існують спеціальні системи моніторингу роботи персоналу, за допомогою яких можна вести облік робочого часу та навіть стежити за моніторами співробітників, історією їхнього браузера та використанням комп'ютерних програм. У таких рішень є плюси та мінуси:

 

* Плюси:

- керівник знає, чим займаються підлеглі;

- вище продуктивність праці співробітників;

- результат моніторингу - достовірна та об'єктивна інформація, а не особисте відчуття;

- з'являються дані для оптимізації бізнес-процесів;

- Роботодавець страхується від ризику витоку даних та репутаційних ризиків через некоректне спілкування співробітників із клієнтами.

 

* Мінуси:

- Співробітники можуть негативно сприймати моніторинг як стеження;

Потрібен час, щоб розібратися із функціоналом ще одного цифрового інструменту;

Потрібен докладний інструктаж команди, інакше є можливість отримати доступ до делікатних особистих даних, про безпеку яких треба подбати.

 

Інший спосіб контролю – оцінювати результат праці за показниками, які залежать від специфіки посади: наприклад, для редактора це кількість перевірених текстів, а для HR-фахівця – кількість закритих вакансій. Звичайно, насамперед потрібно визначити цільові показники: у цьому допомагає аналіз історичних даних та планування з урахуванням темпів розвитку бізнесу.

 

Якщо співробітник з якоїсь причини не виконує план, керівник має розібратися, чому. Це простіше зробити, якщо важлива інформація фіксується в єдиному форматі — наприклад, у системі керування віддаленою командою. Кожне завдання тут має виконавця, термін та історію листування, де видно, які питання виникали і які рішення приймалися. Керівник зможе зрозуміти, на якому етапі роботи виникла проблема, та допомогти її вирішити.

 

Фіксація важливого в одному форматі потрібна і команді: так кожен її учасник матиме повну інформацію щодо проекту, а за необхідності до роботи зможуть легко підключитися нові фахівці.

Читайте, що таке пасивний дохід та як його створити? А також  Де знайти мотивацію та як мотивувати себе? А також,  Як масштабувати бізнес? Коли масштабування передчасно: основні ризики. І звісно  Як визначити реальні цілі для вашого бізнесу. Як ставитимемо цілі по бізнесу? 

** Як мотивувати віддалених співробітників?

У кожного своя мотивація, і вона залежить від формату роботи: дистанційно чи офісі. Завдання керівника — розібратися, що стимулює співробітника працювати краще, але з відривом це зробити складніше. Тому такі важливі зустрічі з підлеглими віч-на-віч краще очні, але хоча б по відеозв'язку.

 

Нижче загальні правила, як підтримувати мотивацію співробітників:

- Поясніть зміст робочих завдань. Безглузда праця демотивує.

- Встановлюйте адекватні вимоги. Якщо співробітник не може виконати те, чого від нього чекають, він відчуває безсилля. Якщо, навпаки, завдання дуже легкі, людина почне нудьгувати. І те, й інше погано для мотивації.

- Найчастіше давайте зворотний зв'язок. Критика також може мотивувати, якщо вона висловлена ??коректно, з рекомендаціями, що можна змінити. А якщо є привід похвалити, зробіть це обов'язково: багатьом важливо, щоб їхній внесок у спільну справу був відзначений.

- Надихайте прикладом. Керівник сам має бути прикладом для наслідування: слідувати встановленим регламентам, ефективно керувати своїм часом, коректно спілкуватися.

- Діліться успіхами компанії. Якщо компанія зайняла високе місце у галузевому рейтингу або виграла великий тендер, про це варто розповісти колективу: приємно відчувати свою причетність до загального успіху.

- Поважайте особистий простір: домовтеся про те, коли можна писати колегам з робочих питань, щоб кожен міг відновитися перед новим трудовим днем.

- Розвивайте корпоративну культуру. Підтримуйте неформальне спілкування всіма доступними способами: можна влаштовувати вебінари з цікавими експертами, у тому числі на неробочі теми, створювати чати за інтересами. Люди працюють охочіше, коли почуваються частиною команди.

 

*** Висновок.

Якість комунікації в компанії впливає на два важливі фактори бізнесу – це продуктивність та інновації. Продумана система внутрішніх комунікацій допоможе побудувати соціальні зв'язки у колективі навіть у віддаленій роботі.