Полезная информация

Как создание бизнес-процессов может помочь в деле развития крупной компании или небольшой фирмы? Что вообще подразумевается под этим термином? Если особо не усложнять, то бизнес-процессы – это определенная последовательность действий, приводящая к конкретному, заранее запланированному результату.

 

К сожалению, многие руководители предприятий до сих пор не вполне понимают, что такое процессный менеджмент и как его использовать на практике. Одно дело – вставлять время от времени модную формулировку в деловой разговор, и совсем другое – грамотно разработать бизнес-процессы, а затем использовать их в организации повседневной работы предприятия.

 

За пару простых шагов можно организовать быструю передачу знаний:

-Создать на платформе регламент — написать его понятным языком, привести примеры, добавить схемы и иллюстрации. Добавить практические упражнения, которые помогают закрепить знания, чтобы сотрудники действовали по этому регламенту в реальной работе. 

- Предоставить доступ сотрудникам и проконтролировать изучение данного регламента. Например, если регламент предназначается только менеджерам по продажам, можно назначить на этот курс только их отдел.

- Проконтролировать на рабочем месте, что сотрудники соблюдают регламент и получают необходимые результаты в работе.

- Усовершенствовать технологию работы и обновить регламент. Каждый бизнес-процесс можно улучшить. На нашей платформе можно в любой момент внести изменения в созданный регламент. Платформа подсветит изменения и сообщит сотрудникам, что нужно изучить обновленный материал. Таким образом можно быстро доносить сотрудникам изменения в работе.

Читайте - Реінжиніринг, як виявити слабкі сторони бізнесу та побудувати його по-новому? Тільки практичні поради. 

 

Существует множество видов бизнес-процессов, которые можно разделить на 6 категорий:

- основные бизнес-процессы – это сквозные процессы, в ходе их выполнения создается конкретная ценность для потребителя;

- вспомогательные или обеспечивающие – необходимы для того, чтобы могли осуществляются основные процессы, но непосредственно полезной ценности для потребителя не создают;

- управляющие – контролируют выполнение основных и обеспечивающих процессов, соответствие ключевым целям компании;

- сопутствующие – такие процессы являются лишь частью деятельности компании, не могут выступать основным источником дохода;

- процессы развития – важны для повышения производительность и получения более высокой прибыли в будущем;

- процессы совершенствования – позволяют улучшать деятельность и результаты бизнеса.

 

Также разделяют бизнес-процессы:

По форме:

- внутренние – решают задачи внутри организации;

- внешние – необходимы для урегулирования отношений с клиентами, партнерами, поставщиками и другими сторонними лицами.

 

По функции:

- структурные – поддерживают и оптимизируют процесс работы;

- функциональные – применяются непосредственно для выполнения текущих задач.

 

* Правила описания бизнес-процесса.

Учитывая различия в специфике компаний, особенностях производства или предоставления услуг, может показаться, что описывать бизнес-процессы можно на свое усмотрение. Отчасти так и есть, однако существует ряд современных правил, которым описание должно соответствовать.

 

Завершенность или ответ на ключевой вопрос.

В описании бизнес-процесса должны быть изложены все действия, которые предстоит выполнить, чтобы получить нужный результат. На самом деле конечная цель может измениться, но на начальном этапе данный факт можно опустить.

 

Краткость и лаконичность.

Главная задача – предоставить специалистам всю информацию, необходимую для правильной, быстрой, слаженной работы. Это своего рода инструкция. Документ включает совокупность данных в большом объеме, но их важно изложить кратко, с акцентом на основные моменты. Лишние детали и отстраненные формулировки отвлекают.

 

Использование типовых нотаций.

Существуют общепринятые международные обозначения, которые и должны использоваться в описаниях. Это стандарты IDEF3, BPMN 2.0, BPMN и другие. Они позволяют читать и правильно трактовать бизнес-процесс любому человеку. Применение личных выдуманных обозначений недопустимо.

 

Понятность.

Документ должен быть составлен доступно для понимания. Если показать его любому сотруднику компании без знаний в области аналитики, он должен прочесть и понять, о чем идет речь.

 

Указание участников.

Каждый сотрудник, задействованный в бизнес-процессе, должен быть указан прямо. При этом не рекомендуется применять спец. сноски Swimm line и классические сноски с нумерацией. Это затрудняет поиск ответственных лиц и сопоставление имен с задачами.

 

* Описание бизнес-процессовСуществуют некоторые принципы, которых следует придерживаться при описании бизнес процессов:

- описываются только сформированные на предприятии бизнес-процессы;

- в первую очередь выполняется моделирование схем;

- моделирование процессов отвечает уровням детализации.

Статті з нашого сайту - Як розробити та впровадити систему KPI для працівників творчих професій? І звісно, про KPI - инструмент достижения целей бизнеса, від Немировського Ігоря.

 

Степень детализации выбирает менеджер, руководствуясь своим опытом. Выделяют 5 уровней анализа:

- Операция – мельчайшая единица деятельности, например, переключение тумблера, другой пример – копирование данных.

- Действие – ряд операций, требующих контроля и выполняемых последовательно.

- Процедура – ряд действий, выполняемых последовательно, в итоге которых получаем конкретный результат.

- Бизнес-процесс базового уровня – цикл процедур, связанных друг с другом, приводящий к существенному для компании результату и имеющий нескольких исполнителей.

- Направление деятельности – самая крупная единица деятельности компании, которая включает ряд групп бизнес процессов.

 

*** Заключение

Процессы развития есть в каждой организации. На них основана вся работа бизнеса. При описании бизнес-процессов следует придерживаться следующих правил:

 

Сформулированы

В первую очередь описываются основные бизнес-процессы, даже если второстепенные сейчас более проблемные

Бизнес-процесс описан компактно и понятно. Регламент не должен быть сложным и перегруженным. Глубина детализации соответствует целям и исполнителям

Для каждого этапа бизнес-процесса указан исполнитель

Все участники бизнес-процесса ознакомлены с регламентом.

Статті поради з нашого сайту - Що таке KPI, які вони бувають, як їх розробити та показати графічно. А також, і про KPI – інструмент досягнення цілей бізнесу, від А до я .