Полезная информация

Як створення бізнес-процесів може допомогти у справі розвитку великої компанії чи невеликої фірми? Що взагалі мається на увазі під цим терміном? Якщо особливо не ускладнювати, то бізнес-процеси – це певна послідовність дій, що веде до конкретного заздалегідь запланованого результату.

 

На жаль, багато керівників підприємств досі не цілком розуміють, що таке процесний менеджмент та як його використовувати практично. Одна річ – вставляти час від часу модне формулювання у ділову розмову, і зовсім інша – грамотно розробити бізнес-процеси, а потім використовувати їх в організації повсякденної роботи підприємства.

 

За кілька простих кроків можна організувати швидку передачу знань:

-Створити на платформі регламент - написати його зрозумілою мовою, навести приклади, додати схеми та ілюстрації. Додати практичні вправи, які допомагають закріпити знання, щоби співробітники діяли за цим регламентом у реальній роботі.

- Надати доступ співробітникам та проконтролювати вивчення цього регламенту. Наприклад, якщо регламент призначається лише менеджерам з продажу, можна призначити цей курс лише їх відділ.

- Проконтролювати на робочому місці, що співробітники дотримуються регламенту та отримують необхідні результати в роботі.

- Удосконалити технологію роботи та оновити регламент. Кожен бізнес-процес можна покращити. На платформі Unicraft можна будь-якої миті внести зміни до створеного регламенту. Платформа підсвітить зміни та повідомить співробітників, що потрібно вивчити оновлений матеріал. Таким чином, можна швидко доносити співробітникам зміни в роботі.

Читайте - Ключові тренди інтернет маркетингу, які визначать ландшафт, а також, Як підвищити прибуток компанії під час кризи? І з чтого потрібно починати?

 

Існує безліч видів бізнес-процесів, які можна поділити на 6 категорій:

- основні бізнес-процеси – це наскрізні процеси, під час виконання створюється конкретна цінність споживача;

- допоміжні чи забезпечують – необхідні у тому, щоб могли здійснюються основні процеси, але безпосередньо корисної цінності споживача не створюють;

- керуючі – контролюють виконання основних та забезпечують процесів, відповідність ключовим цілям компанії;

- супутні – такі процеси є лише частиною діяльності підприємства, що неспроможні виступати основним джерелом дохода;

- процеси розвитку – важливі підвищення продуктивність і отримання вищого прибутку у майбутньому;

- процеси вдосконалення – дозволяють покращувати діяльність та результати бізнесу.

Статті поради з нашого сайту - Що таке KPI, які вони бувають, як їх розробити та показати графічно. А також, і про KPI – інструмент досягнення цілей бізнесу, від А до я .

 

Також поділяють бізнес-процеси:

За формою:

- Внутрішні - вирішують завдання всередині організації;

- Зовнішні – необхідні для врегулювання відносин з клієнтами, партнерами, постачальниками та іншими сторонніми особами.

Читайте - Види бізнес-процесів. Опис бізнес-процесів, з хаосу до ладу, а також, про Бізнес-процеси як спосіб покращити роботу підприємства, що таке бізнес-процеси? І звичайно, навіщо вони потрібні Вашому бізнесу?   **********************************************

 

За функцією:

- структурні – підтримують та оптимізують процес роботи;

- функціональні – застосовуються безпосередньо до виконання поточних завдань.

 

* Правила опису бізнес-процесу.

Враховуючи відмінності в специфіці компаній, особливостях виробництва або надання послуг, може здатися, що описувати бізнес-процеси можна на власний розсуд. Почасти так і є, проте існує низка сучасних правил, яким опис має відповідати.

 

Завершеність чи відповідь на ключове питання.

В описі бізнес-процесу мають бути викладені всі дії, які потрібно виконати, щоб отримати потрібний результат. Насправді кінцева мета може змінитися, але на початковому етапі цей факт можна опустити.

 

Короткість та лаконічність.

Головне завдання – надати фахівцям всю інформацію, необхідну для правильної, швидкої та злагодженої роботи. Це своєрідна інструкція. Документ включає сукупність даних у великому обсязі, але їх важливо викласти коротко, з акцентом на основні моменти. Зайві деталі та відсторонені формулювання відволікають.

 

Використання типових нотацій.

Існують загальноприйняті міжнародні позначення, які повинні використовуватися в описах. Це стандарти IDEF3, BPMN 2.0, BPMN та інші. Вони дозволяють читати та правильно трактувати бізнес-процес будь-якій людині. Застосування індивідуальних вигаданих позначень неприпустимо.

 

Зрозумілість.

Документ повинен бути складений для розуміння. Якщо показати його будь-якому співробітнику компанії без знань у галузі аналітики, він повинен прочитати та зрозуміти, про що йдеться.

 

* Вказівка учасників.

Кожен співробітник, задіяний у бізнес-процесі, має бути вказаний прямо. При цьому не рекомендується використовувати спец. виноски Swimm line та класичні виноски з нумерацією. Це ускладнює пошук відповідальних осіб та зіставлення імен із завданнями.

 

* Опис бізнес-процесівІснують деякі принципи, яких слід дотримуватися при описі бізнес-процесів:

- Описуються тільки сформовані на підприємстві бізнес-процеси;

- Насамперед виконується моделювання схем;

- моделювання процесів відповідає рівням деталізації.

 

Ступінь деталізації вибирає менеджер, керуючись своїм досвідом. Виділяють 5 рівнів аналізу:

- Операція – найдрібніша одиниця діяльності, наприклад, перемикання тумблера, інший приклад – копіювання даних.

- Дія - ряд операцій, що вимагають контролю та виконуються послідовно.

- Процедура – ??ряд дій, виконуваних послідовно, у яких отримуємо конкретний результат.

- Бізнес-процес базового рівня – цикл процедур, пов'язаних один з одним, що призводить до суттєвого для компанії результату та має кількох виконавців.

- Напрямок діяльності – найбільша одиниця діяльності компанії, що включає низку груп бізнес процесів.

 

*** Висновок

Процеси розвитку є у кожній організації. На них засновано всю роботу бізнесу. При описі бізнес-процесів слід дотримуватись таких правил:

 

Сформульовано вимірні результати бізнес-процесу, вони відповідають початковим цілям

Насамперед описуються основні бізнес-процеси, навіть якщо другорядні зараз більш проблемні

Бізнес-процес описаний компактно і зрозуміло. Регламент не повинен бути складним та перевантаженим. Глибина деталізації відповідає цілям та виконавцям

Для кожного етапу бізнес-процесу вказано виконавця

Усі учасники бізнес-процесу ознайомлені із регламентом.

P/S: дізнайтесь про   KPI - инструмент достижения целей бизнеса, від спікера Немировського Ігоря.