Полезная информация

Як скласти KPI для компанії

Як правильно вибрати KPI? Як мотивувати працівників їх виконувати? З чого розпочати використання системи? Відповіді на ці та інші поширені питання щодо ключових показників ефективності.

За даними міжнародного опитування, 65% компаній після впровадження системи KPI відзначили позитивний ефект. При цьому 70% для підрахунку KPI використовують Excel-таблиці, і лише 10% - просунуті хмарні послуги. Ми запитали експерта Єгора Гоніна, завідувача агентства маркетингу Dr.i-Bolit, як правильно впровадити KPI та як збирати дані для моніторингу показників ефективності.

Насамперед, враховуйте, що на різних рівнях використовуватимуться різні KPI. Зазвичай, має сенс відстежувати показники трьох видів:
  1. Для підприємства загалом. Рівень прибутку, відсоток ринку тощо. Ці KPI використовуються для стратегічного управління організацією, вони не повинні мати прямого негативного впливу на співробітників. Приклад: якщо організація виконала KPI із прибутку, це може стати підставою для виплати премії. Однак якщо цей же KPI не був досягнутий, не варто призначати штрафи на його підставі: розберіться в причинах, аналізуючи нижчі метрики, і вже потім робіть висновки.
  2. Для відділів та команд. Для фінансового департаменту це може бути поріг бюджету, для маркетингу – кількість залучених клієнтів і т.д. KPI такого рівня призначені для тактичного контролю, вони дозволяють топ-менеджменту тримати руку на пульсі та швидко отримувати інформацію про успіхи та невдачі керівників на місцях.
  3. Персональні KPI. Розраховуються всередині кожного відділу і призначені для окремих співробітників: кількість виконаних заявок, сума особистих продажів, кількість залучених лідів тощо. Саме ці KPI мають бути основою призначення премій.

Щоб вся система працювала, KPI на всіх рівнях має відповідати один одному. Пам'ятайте, що KPI відділу складаються з співробітників KPI, а KPI всієї організації засновані на KPI відділів.
Приклади розрахунку та впровадження KPI
 Наша компанія, проводить онлайн тренінги для керівників підрозділів, також, онлайн тренінг Побудова системи оплати праці за результатом КРІ мотивація, що проводить Старожукова Інна Альбертівна, коуч, бізнес тренер.

Візьмемо для прикладу KPI щодо продуктивності. Це універсальна метрика, яка має дві важливі переваги:
- вона застосовна до кожного співробітника в компанії, незалежно від посади і виконуваних завдань (головне пам'ятати, що норма продуктивності для різних фахівців буде різною: якщо для дизайнера продуктивність 50% - непоганий показник, то для першої лінії підтримки це дуже мало, нормою буде 65-70%);
  - вона об'єктивна і прозора: продуктивність співробітників легко можна відстежувати з допомогою систем обліку робочого дня, які гарантують справедливий облік.

Отже, ми хочемо розрахувати KPI за продуктивністю для відділу продажів із 20 осіб. Для цього будемо використовувати Kickidler: систему обліку робочого часу, яка фіксує всю активність співробітника за комп'ютером – сайти, на які людина заходила, програми, які він відкривав, проведений у них час, періоди простою тощо. Усю цю активність програма автоматично поділяє на продуктивну (наприклад, робота в Excel) і непродуктивну (наприклад, серфінг за розважальними сайтами), а потім групує дані в зручний звіт. Ви завжди зможете подивитися продуктивність ваших співробітників за будь-який період, що дуже полегшує роботу з KPI.

Вам достатньо виконати лише три простих кроки:
  1. Зберіть початкові дані. Статистики з продуктивності з Kickidler за місяць буде цілком достатньо (пам'ятаєте, що, знаючи про моніторинг, люди можуть почати імітувати активність: обов'язково порівнюйте показники з Kickidler з реальними результатами роботи).
  2. Розрахуйте цільові показники KPI. Наприклад, середню продуктивність за період можна поставити як «точку норми» (на якій співробітник отримує стандартну премію), а показники ТОП-5 співробітників як «мету» (рівень, де призначається додаткова премія). Пам'ятайте, що занадто високі KPI як стандарт призначати не можна – на дистанції це призведе до перевтоми та роздратування співробітників.
  3. Доведіть ці KPI до співробітників, а потім контролюйте результати. Зазвичай метрику достатньо оновлювати раз на 3-6 місяців, але на перших етапах можуть знадобитися більш часті корекції.

Повторіть ці дії для кожного відділу в організації, потім розрахуйте на основі персональних KPI метрики для департаментів і всієї компанії - вони знадобляться для стратегічного контролю - і їх оновлюйте. Система виглядає простою, проте вона ефективна і перевірена часом: якщо ви будете акуратно використовувати KPI, ваш бізнес чекає на неминучий успіх!

  Скільки KPI має бути у співробітників?

Оптимальна кількість — не більше 5 показників для керівника та не більше 3 для співробітника.

Якщо більше, по-перше, втрачається фокус, оскільки занадто багато цілей. По-друге, падає мотивація через оплату. Якщо KPI багато, то сума за кожен показник зменшується, а це вже демотивує співробітників.

P/S: Також будуть цікаві статті поради  - як розробити та впровадити систему KPI,, і не менш цікаві,  Нематеріальна мотивація на практиці та Мотивація для працюючих віддалено, а також і Матеріальна та нематеріальна мотивація співробітників. Методи та інструменти.