Полезная информация

Коли масштаби компанії зростають, розширюється робочий штат. Перед менеджером неминуче постають питання, як утримати під контролем діяльність усіх команд та кожного співробітника окремо.

 

Отримати відповіді допомагають KPI або ключові показники ефективності. У статті розуміємо, що це таке, як створити ефективну систему мотивування працівників та використовувати її для досягнення цілей бізнесу.

 

* Що таке KPI

KPI (Key Performance Indicator), або кипіай, - це вимірна величина, що відображає співвідношення між запланованою роботою та фактичними результатами за певний період часу.

А Ви знаєте, нові методи мотивації персоналу, а також ефективні способи утримання клієнтів та збільшення доходу від кожного клієнта.  

!! Простими словами, це показники, яких потрібно прагнути, щоб діяльність вважалася ефективною.

 

Розрахувати KPI можна для всієї компанії в цілому, для відділів та співробітників. Показники для відділу маркетингу та відділу продажів можуть бути зовсім різними через різну специфіку роботи та заплановані результати. Для HR-менеджера маркером продуктивності роботи може бути кількість успішно закритих вакансій за місяць, а для співробітника технічної підтримки кількість оброблених заявок від клієнтів. За допомогою яких інструментів не втрачати жодної з них, розповіли в огляді сервісів тикет-систем.

 

Також під KPI можуть мати на увазі виконання плану за конкретним показником, проектом або напрямом. Ключові показники ефективності виражаються у відсотках чи цифрах.

 

KPI прив'язуються до стратегічних цілей підрозділу чи всієї компанії.

Читайте - Особливості навчання та управління виробничим персоналом, також і про  Як тренінги з управління виробництвом допоможуть менеджменту під час невизначеності, та  що таке Мотивація співробітників: типи, способи та приклади стимулювання, тільки практичні та корисні поради. 

 

** Навіщо застосовується система KPI

Існує кілька цілей використання KPI.

 

Оцінка результатів роботи. KPI дають зрозуміти, наскільки добре працює той чи інший співробітник на основі їх результатів. Менеджеру набагато простіше оцінити діяльність команди за період, коли перед ним будуть фактичні та задані показники.

 

Мотивація персоналу. Якщо за досягнення KPI належить додаток до окладу, система може допомогти співробітникам працювати продуктивніше. Система преміювання також допоможе фокусуватися на роботі, яка важлива для результату.

 

Планування діяльності підприємства. Точно знаючи, яких показників прагнути, відділи зможуть вчасно коригувати свою роботу, щоб встигнути до кінця періоду досягти потрібних результатів.

 

Призначення відповідальних. Кожен KPI призначаються відповідальні. Це допомагає точно знати, до кого звертатися при успіху та невдачі.

 

** Коли система KPI не потрібна?

Для стартапу або невеликого бізнесу, що тільки почав свій розвиток, розрахунок KPI може бути зайвим. У разі багато питань із різних сфер діяльності лежать одному менеджері— найм персоналу, ведення бухгалтерії, управління командою тощо.

 

Критерії результативності будуть безглузді й у підрозділів, роботи яких залежить діяльність всієї фірми. Якщо відділ внутрішнього обслуговування буде усувати неполадки не якнайшвидше і не всі, а тільки в рамках встановленого KPI, це неминуче позначиться на роботі всієї компанії.

 

Існують якісні та кількісні показники ефективності, які інакше називаються:

 

Показники продуктивності. Виражаються у кількості чогось. Наприклад, закрити 5 завдань на тиждень;

Показники результативності. Відбивають цінність бізнесу. Наприклад, підвищити кількість постійних клієнтів на 10% на місяць.

Також KPI визначають за такими метриками:

 

за результатами. Конкретні результати діяльності співробітника, команди чи компанії. Наприклад, відділ продажів реалізував продукції на 500 000?;

за витратами. Обсяг фінансових та тимчасових витрат для досягнення мети. Для досягнення мети відділ витратив 100 000?;

за продуктивністю. Співвідношення результату та витраченого на його досягнення часу. Тобто 500 000? / 30 днів на місяці = ~16 000? виручки щодня;

За ефективністю. Результат, поділений на одиницю витраченого ресурсу. Тобто 500 000? / 100 000? витрат = 5000? принесла кожна витрачена 1000?.

За швидкістю досягнення результатів KPI бувають випереджальними і запізнюється.

 

Випереджаючі. Це фактичні показники за період. Наприклад, за місяць у програмі зареєструвалося 100 користувачів.

 

Запізнювальні. Це гадані показники на майбутній період. Наприклад, компанія прогнозує, що найближчого місяця додаток зайде вдруге 80 користувачів з останніх 100 зареєстрованих.

 

І випереджаючі, і KPI, що запізнюються, застосовують для аналізу ефективності бізнесу. Запізнювальні показники найчастіше стосуються прибутку компанії, утримання та залучення клієнтів, якості продукту.

Дізнайтесь про  Оптимізація та підвищення ефективності зонування складських приміщень, а також, про Зонування складу. Принципи зберігання товару, тільки важливі практичні поради. 

KPI: від визначення до використання

Як визначити KPI ?

Універсальних показників ефективності немає. Система KPI повинна враховувати специфіку конкретного бізнесу, завдання, що стоять перед ним, і бажані результати.

 

Щоб KPI приносили користь, вони повинні розглядатися як безперервна взаємодія з аналітиками, керівниками відділів та співробітниками.

 

Щоб визначити критерії ефективності роботи, потрібно конкретизувати:

- Цілі бізнесу,

- чому ці цілі важливі,

- методи досягнення цілей,

- способи вимірювання прогресу за цілями,

- хто відповідальний за їх досягнення,

- як можна впливати на досягнення результату,

- як дізнатися, що результату досягнуто,

- як часто оцінюватиметься прогрес.

 

Далі будується ієрархія метрик, де від глобальних цілей компанії розгалужуються дрібніші цілі. Цілі дробляться до тих пір, поки не досягаються показники, на які компанія може впливати.