Полезная информация

Як розробити та впровадити систему KPI

KPI – це одна з найвідоміших, найпоширеніших і зручніших для керівника метрик. Розповідаємо про переваги цієї системи, а також про підводні камені, з якими ви можете зіткнутися при розробці KPI для співробітників.

    Що таке KPI
KPI (Key Performance Indicator) - це система, що встановлює для співробітників вашої компанії "ключові показники ефективності": деякі метрики, які стають цілями на період. В якості KPI можна взяти практично будь-який показник, що має значення для організації в цілому, її окремих департаментів або навіть конкретних співробітників. Як підвищити ефективність роботи працівників загалом ми писали в одній із попередніх статей.

Наприклад, KPI для всієї фірми можуть мати такий вигляд:
  - чистий прибуток за квартал має перевищити 150 000 гривень;
  кількість запізнень не повинна перевищувати 20 випадків на місяць на всю організацію.
*** Переглянте, відео тренінги з мотивації працівників, а також, відео тренінги для бухгалтерів в Україні.  Та і закордоном

KPI для відділу продажів, у свою чергу, вже сильніше прив'язані до конкретної сфери діяльності:
  - загальна сума продажу за місяць не менше ніж 50 000 гривень;
  - сума середнього чека не менше ніж 1800 гривень.

І, нарешті, KPI для конкретного співробітника – якщо вони потребують – деталізуються максимально:
  - кількість дзвінків клієнтам протягом місяця від 300;
  - Число закритих угод за місяць від 20.

Загальна сукупність всіх таких метрик по організації та буде вашою системою KPI.

  Навіщо рахувати KPI?
На перший погляд, KPI може здатися зайвою надбудовою: ви напевно вже відстежуєте якісь пріоритетні показники – наприклад, прибуток, кількість відпрацьованих співробітниками годинників тощо – навіщо ускладнювати? На практиці грамотно розроблена система KPI приносить компанії такі вигоди:
  1. Об'єктивність. За відсутності єдиних метрик керівники схильні оцінювати успіхи своїх підлеглих суб'єктивно, такі оцінки які завжди відповідають дійсності. Чим більша організація, тим важливіше отримувати об'єктивну інформацію кожного рівня.
  2. Деталізація. Відстежуючи лише загальні метрики, ви не знаєте, який внесок роблять окремі співробітники. На прикладі підприємства, KPI за кількістю випущених за зміну деталей допоможе зрозуміти, хто дійсно працює відповідально, а хто витрачає більшу частину часу на перекури та порожні бесіди з колегами.
  3. Простота контролю. Показники KPI стандартизовані і легко виміряні, ви можете стежити за ними, перевіряти динаміку протягом часу і т. д. Все це серйозно спрощує керівництво організацією.
  4. Мотивація. KPI – це однозначний та зрозумілий будь-якому співробітнику маркер контролю за роботою. Чітко побудована система та явно призначені цільові показники не дають людям надмірно розслабитися, дисциплінують їх.

Вам не знадобиться багато часу на те, щоб запровадити показники KPI для виробництва, торгівлі, розробки ПЗ або будь-якої іншої організації, а результат окупить ці витрати вже в перші місяці.

  Як створити KPI для компанії?

Насамперед, враховуйте, що на різних рівнях використовуватимуться різні KPI. Зазвичай, має сенс відстежувати показники трьох видів:
  1. Для підприємства загалом. Рівень прибутку, відсоток ринку тощо. Ці KPI використовуються для стратегічного управління організацією, вони не повинні мати прямого негативного впливу на співробітників. Приклад: якщо організація виконала KPI із прибутку, це може стати підставою для виплати премії. Однак якщо цей же KPI не був досягнутий, не варто призначати штрафи на його підставі: розберіться в причинах, аналізуючи нижчі метрики, і вже потім робіть висновки.
  2. Для відділів та команд. Для фінансового департаменту це може бути поріг бюджету, для маркетингу – кількість залучених клієнтів і т.д. KPI такого рівня призначені для тактичного контролю, вони дозволяють топ-менеджменту тримати руку на пульсі та швидко отримувати інформацію про успіхи та невдачі керівників на місцях.
  3. Персональні KPI. Розраховуються всередині кожного відділу та призначені для окремих співробітників: кількість виконаних заявок, сума особистих продажів, кількість залучених лідів тощо. Саме ці KPI мають бути основою для призначення премій.

Щоб вся система працювала, KPI на всіх рівнях має відповідати один одному. Пам'ятайте, що KPI відділу складаються з співробітників KPI, а KPI всієї організації засновані на KPI відділів.

     Приклади розрахунку та впровадження KPI
Візьмемо для прикладу KPI щодо продуктивності. Це універсальна метрика, яка має дві важливі переваги:

1.вона застосовна до кожного співробітника в компанії, незалежно від посади і виконуваних завдань (головне пам'ятати, що норма продуктивності для різних фахівців буде різною: якщо для дизайнера продуктивність 51% - непоганий показник, то для першої лінії підтримки це дуже мало, нормою буде 60-75%);

2.вона об'єктивна і прозора: продуктивність співробітників легко можна відстежувати з допомогою систем обліку робочого дня, які гарантують справедливий облік.

Отже, ми хочемо розрахувати KPI за продуктивністю для відділу продажів із 22 осіб. Для цього будемо використовувати Kickidler: систему обліку робочого часу, яка фіксує всю активність співробітника за комп'ютером – сайти, на які людина заходила, програми, які він відкривав, проведений у них час, періоди простою тощо. Усю цю активність програма автоматично поділяє на продуктивну (наприклад, робота в Excel) і непродуктивну (наприклад, серфінг за розважальними сайтами), а потім групує дані в зручний звіт. Ви завжди зможете подивитися продуктивність ваших співробітників за будь-який період, що дуже полегшує роботу з KPI.

Вам достатньо виконати лише три простих кроки:
  1. Зберіть початкові дані. Статистики з продуктивності з Kickidler за місяць буде цілком достатньо (пам'ятайте, що, знаючи про моніторинг, люди можуть почати імітувати активність: обов'язково порівнюйте показники з Kickidler із реальними робочими результатами).
  2. Розрахуйте цільові показники KPI. Наприклад, середню продуктивність за період можна поставити як "точку норми" (на якій співробітник отримує стандартну премію), а показники ТОП-5 співробітників як "мету" (рівень, де призначається додаткова премія). Пам'ятайте, що занадто високі KPI як стандарт призначати не можна – на дистанції це призведе до перевтоми та роздратування співробітників.
  3. Доведіть ці KPI до співробітників, а потім контролюйте результати. Зазвичай метрику достатньо оновлювати раз на 3-6 місяців, але на перших етапах можуть знадобитися більш часті корекції.

Повторіть ці дії для кожного відділу в організації, потім розрахуйте на основі персональних KPI метрики для департаментів і всієї компанії - вони знадобляться для стратегічного контролю - і їх оновлюйте. Система виглядає простою, проте вона ефективна та перевірена часом: якщо ви будете акуратно використовувати KPI, ваш бізнес чекає неминучий успіх!
P/S: Пропонуємо статті з нашого сайту, такі як - ощадливе виробництво. План превентивного обслуговування та ремонту, а також і ощадливе виробництво lean production, і ще єтака цікава, та корисна стаття-порада, що таке KPI і що робить KPI, для вашого бізнесу?