Полезная информация

Керівники часто стикаються з хаосом у бізнес-процесах: завдання виконуються неузгоджено, а співробітники не розуміють, що саме від них очікується. Але вихід є чітко описати бізнес-процеси. І це не бюрократія, а спосіб навести лад у роботі та повернути контроль над ситуацією.

 

Що таке бізнес-процес?

Термін "бізнес-процес" у другому з'явився у 70-х роках минулого століття, коли компанії почали активно впроваджувати інформаційні технології. Потрібно було створювати інструкції, які могла розпізнати і людина, і комп'ютер. Саме тоді почали формуватись основи сучасного розуміння бізнес-процесів.

 

Бізнес-процес — це послідовність дій, що повторюються, які виконуються на підприємстві для досягнення цінного кінцевого продукту. Наприклад, виробнича компанія має такі процеси — виготовлення, контроль якості, обслуговування обладнання. А в роздрібній сфері кожен етап роботи – від викладення товару до обслуговування клієнтів – потребує чіткого дотримання процедур.

 

Моделювання бізнес-процесів допомагає зафіксувати ефективні технології "як є" і покращити неефективні, описавши "як має бути".

Читайте - Переваги застосування категорійного менеджменту, а також про, Як мотивувати співробітників. Система мотивації працівників для малого бізнесу. Поради Інни Старожукової. 

 

Технологія "як має бути"

Дослідження бізнес-процесів допомагає оптимізувати їх - знайти вразливі місця, усунути дублюючі або зайві операції, знизити тимчасові та матеріальні витрати. Наприклад, процес виробництва на заводі можна покращити таким чином, щоб мінімізувати відходи та максимально використовувати доступні матеріали. Найчастіше керівники та власники починають переглядати поточні бізнес-процеси за кризових часів, коли потрібно скоротити витрати. Але цим слід займатися регулярно незалежно від зовнішніх обставин.

 

Технологія "як є"

Якщо у компанії добре працюють певні технології та приносять стабільний результат, потрібно закріпити та зберегти цей нематеріальний капітал. Коли на кожну задачу є чітка інструкція та алгоритм дій, це призводить до того, що:

- співробітники працюють ефективніше, підвищується якість товарів та послуг;

- з'являється чітке розуміння, хто і що має робити на кожному етапі роботи;

- адаптація нових працівників проходить у рази швидше;

– Мінімізується залежність від окремих людей для отримання результату.

Читайте - Бізнес-процеси як спосіб покращити роботу підприємства, що таке бізнес-процеси? І наіщо вони потрібні для бізнесу.

 

Стандартизація процесів особливо корисна перед масштабуванням бізнесу, наприклад перед відкриттям франшизи. Коли компанія пропонує свою франшизу, вона передає не просто свій бренд, а й детально опрацьовані бізнес-процеси з усіх аспектів роботи. Саме ці інструкції забезпечують стабільність якості та впізнаваність бренду у кожному філіалі франшизи, незалежно від його географічного розташування.

 

Щоб стандарти справді почали працювати, їх мало описати – треба донести до працівників. Для цього ми створюємо курси, в яких процес не просто пояснюється, а розглядається у ситуаціях на практиці:

 

*** 3 види бізнес-процесів.

Що важливіше – добре продавати чи виробляти якісний продукт? Очевидно, що у бізнесі важливий кожен процес. Але їх поділяють на три категорії за спрямованістю:

Операційні або основні: Це ключові процеси, які створюють цінність для клієнта. Вони включають всі дії, пов'язані з виробництвом товарів або наданням послуг, а також їх подальшим продажем. Наприклад, у ресторані операційні процеси – це приготування страв та обслуговування відвідувачів.

- Допоміжні: Забезпечують підтримку та ефективне функціонування операційних процесів, але не взаємодіють із клієнтом безпосередньо. Вони включають такі галузі, як управління персоналом, бухгалтерія, IT-підтримка. Наприклад, процеси найму та навчання персоналу – допоміжні.

- Управлінські: Направлені на управління та координацію операційних та допоміжних процесів. Вони включають планування, постановку цілей, контроль і прийняття рішень. Наприклад, розробка стратегії розвитку ресторану чи контроль якості обслуговування є управлінським процесом.

 

Важливо розуміти, що це види бізнес-процесів пов'язані друг з одним. Успіх компанії багато в чому залежить від ефективності кожного з цих процесів та їх узгодженої взаємодії. 

 

Які бізнес-процеси слід описувати, а які ні?

На підприємствах найчастіше зустрічаються дві крайнощі. Одні зовсім не описують бізнес-процеси, що призводить до хаосу — завдання виконуються з натхнення, не проводиться навчання персоналу, а результати роботи залежать від конкретних людей. Інші ж компанії прагнуть регламентувати кожну дію співробітників, що пригнічує гнучкість та ініціативу, посилює бюрократію. Ідеальне рішення лежить десь посередині: бізнес-процеси чітко визначені, але при цьому залишається можливість гнучкості та креативності.

 

Вибираючи, які бізнес-процеси описати в першу чергу, слід врахувати 4 ключові фактори:

- Цінність для бізнесу: В першу чергу важливо описувати ключові бізнес-процеси, які впливають на кінцевий продукт або прибуток компанії. Наслідуючи описану вище класифікацію, це операційні процеси.

- Складні процеси: Якщо процес складний і включає безліч кроків або взаємодіє з різними відділами, його опис допоможе покращити взаємодію та ефективність. Але якщо процес простий і вимагає спеціальних знань, його документування може призвести до непотрібної бюрократії. Наприклад, кожному співробітнику зрозуміло, як увімкнути комп'ютер і розпочати роботу.

- Ризик помилок: Процеси, в яких висока ймовірність помилок та серйозних наслідків, також варто описувати насамперед. Наприклад, технологія використання верстата на виробництві. Порушення цих правил може призвести до травм робітника та його колег.

- Частота повторень: Регулярні процеси, що повторюються, теж претендують бути описаними в перших рядах. І навпаки, якщо бізнес-процес щоразу відбувається по-різному, немає сенсу його регламентувати. Таке трапляється, наприклад, коли завдання потребує творчого підходу. Але навіть у цьому випадку можна описати загальні принципи, які варто слідувати. Наприклад, людина відповідає за організацію заходів. Всі заходи унікальні, а їхня організація — це гнучке та творче завдання. Але в їхній підготовці є спільні кроки: визначити мету та формат заходу, вибрати місце та забронювати приміщення тощо.

 

Важливо знайти баланс між документуванням бізнес-процесів та збереженням гнучкості та ефективності роботи. Оцініть специфіку вашого підприємства та визначте, які процеси вимагають документування, а які ні. Це допоможе створити систему, яка сприятиме зростанню та розвитку компанії, покращить взаємодію з клієнтами та всередині організації.

 

*** Порада. Обов'язково опишіть основний бізнес-процес підприємства, відповівши на запитання "Як компанія надає основні послуги?" і "Яку роль у процесі грає кожен відділ і кожен співробітник?". Цей процес слід описати насамперед, щоб усі співробітники отримали загальне уявлення про те, як влаштована компанія зсередини.

P/S: статті з порадами - Як розробити та впровадити систему KPI для працівників творчих професій? І звісно, про KPI - инструмент достижения целей бизнеса, від Немировського Ігоря.