Полезная информация

KPI (Key Performance Indicator) – це вимірний показник, який допомагає зрозуміти, чи досягнуто запланований результат. Простіше кажучи, це конкретні цифри чи відсотки, якими оцінюють ефективність співробітника, відділу чи всієї компанії.

 

Щоб розрахувати KPI, будується спеціальна матриця, куди вносяться основні маркети таких показників:

- Вага - значимість показника для компанії (у відсотковому чи числовому вираженні, максимальне значення 1).

- База – мінімально допустимий результат. Все, що менше за цей результат, дорівнює 0.

- Норма – плановий результат.

- Факт – фактичний результат роботи.

- Мета - значення, якого потрібно прагнути. Це значення вище за норму.

 

Також при розрахунках використовується індекс KPI – різниця між планом та реальним результатом. Показник вважається за формулою:

 

Щоб дізнатися ефективність відділу за період часу, вважається загальний коефіцієнт результативності по всіх KPI цього відділу з урахуванням їхньої ваги за формулою:

Дізнайтесь, як розробити KPI і про тренінг повторні продажі, ефективні способи утримання клієнтів. 

Коефіцієнт результативності = (Індекс KPI 1 х Вага KPI 1 + Індекс KPI 2 х Вага KPI 2 + Індекс KPI 3 х Вага KPI 3) х 100 Якщо коефіцієнт результативності менше 100%, значить відділ не досяг поставлених KPI.

 

У прикладі для відділу визначено 5 KPI, розраховано вагу кожного показника, індекс за підсумками періоду та загальний коефіцієнт ефективності. В даному випадку, хоча команда і не досягла плану за всіма ключовими метриками, її роботу можна оцінити позитивно завдяки коефіцієнту ефективності вище 100%.

 

*** Як розробити та впровадити KPI

Декілька рекомендацій допоможуть спростити впровадження KPI у компанії.

 

Визначення чітких цілей. Кіпіай для співробітників мають бути тісно пов'язані з цілями компанії. Чим точніше сформульований бажаний результат, тим зрозумілішими є способи досягнення KPI.

 

Знайомство команди з KPI. Щоб KPI приносили користь бізнесу, команда повинна точно розуміти їхнє значення, як вони вимірюються та досягаються. Донести це до співробітників – завдання менеджера.

 

Регулярний аналіз Цілі компанії можуть змінитися. Також не всі ключові показники ефективності наближають до наміченого результату, проте видно це стає лише згодом. Тому важливо переглядати KPI на регулярній основі, наприклад, раз на квартал.

Читайте та дізнавайтесь Види та приклади KPI мотивації, нові технології мотивації персоналу, а також дізнайтесь про  Особливості навчання та управління виробничим персоналом, також і про  Як тренінги з управління виробництвом допоможуть менеджменту під час невизначеності, це не тільки цікаві, а і корисні статті з порадами для бізнесу.

Постановка KPI за SMART. Модель SMART допомагає формулювати KPI, які мають бути:

- конкретними, тобто визначеними у числах чи відсотках;

- вимірними, тобто піддаватися розрахунку;

- Досяжними, тобто реально здійсненними;

- релевантними, тобто відповідати цілям фірми;

- Обмеженими за часом, тобто поставленими на певний тимчасовий період.

 

Збір даних. Розробляючи KPI, слід визначити надійні джерела збирання даних. Це можуть бути спеціальні програми або зібрані звіти вручну — все залежить від конкретного показника.

 

Призначення відповідальних. Відповідальність за досягнення KPI зробить роботу впорядкованою та зніме конфлікти, коли незрозуміло, хто відповідальний за результат. Також відповідальні співробітники можуть пропонувати ідеї щодо поліпшення показників та методів виконання плану та приймати оперативні рішення.

 

** Плюси та мінуси KPI

 

Система KPI має ряд переваг, які роблять її кращою в багатьох організаціях:

- справедлива оцінка роботи співробітників.

- Можливість знайти проблеми та скоригувати бізнес-процеси.

- Контроль ефективності окремих напрямків, філій, підрозділів та працівників.

- прогноз виконаних робіт, ресурсів та результатів.

- формування корпоративних стандартів якості.

 

Проте KPI — не гарант підвищення якості роботи та не універсальний засіб вирішення проблем із низькою мотивацією співробітників та невиконання планів.

Недоліки підходу здатні затьмарити плюси. Серед них:

 

- Необхідність витрати часу та ресурсів на формування системи KPI та її впровадження у компанії. Найкраще рішення - покрокова реалізація підходу.

-Труднощі у правильному донесенні системи до співробітників. Щоб команді були зрозумілі цілі та методи їх досягнення, KPI можна демонструвати за допомогою різних графіків та діаграм.

- Махінації із показниками. Деякі працівники можуть надавати у звітах недостовірну інформацію. Тоді на папері цифри перевищують норму, а насправді бізнес не отримав жодної користі. Щоб цього уникнути, необхідний ретельний аналіз всієї інформації про результати роботи.

– Фокус лише на особистих показниках. Співробітники і навіть цілі підрозділи можуть фокусуватися лише на своїх KPI у бажанні здобути премію та не враховувати інтереси інших команд. Тут важлива робота менеджера зі встановлення зв'язку між працівниками та підрозділами, проведення регулярних зустрічей та пояснення, що командна робота та партнерство важливі для успіху спільної справи та стабільної роботи всіх.

- Вигоряння. Замість того, щоб підвищити мотивацію, KPI можуть призвести до підвищення стресу та зниження результатів через гонку за показниками.

Як допоможе Мотивація співробітників: типи, способи та приклади стимулювання, Та дізнайтесь для себе та бізнесу,  Оптимізація та підвищення ефективності зонування складських приміщень, а також, про Зонування складу. Принципи зберігання товару, тільки важливі практичні поради. 

Помилки при застосуванні KPI

Помилок при формуванні системи KPI можна уникнути, якщо чітко знати найпоширеніші з них:

- Нереалістичні цілі. Якщо плани надто високі, це може демотивувати співробітників і погіршити показники.

- Відсутність оцінки взаємовпливу роботи різних команд. Кожен KPI важливо розробляти з урахуванням впливу роботи інших співробітників і підрозділів.

- Відсутність можливості у співробітника проводити свої KPI. Якщо співробітник об'єднаний у команду з іншими фахівцями, показники результативності можуть надто сильно залежати від роботи інших.

- Заохочення без прив'язки до результатів. Якщо бонуси призначаються незалежно від результатів роботи, KPI перестають виконувати мотивуючу функцію.

- непрозора система розрахунку бонусів. Якщо команда не знає, як саме її робота може впливати на виплату премій, то й працювати продуктивніше вона не стане.

 

Уникнути помилок допоможе поетапний та ретельний підхід до розробки системи, орієнтація на реальні показники та об'єктивна оцінка наявних у компанії ресурсів.

 

** Що важливо запам'ятати?

Система KPI підійде, якщо необхідно встановити стандарт якості у компанії та мати орієнтир для оцінки роботи як окремих співробітників, так і великих філій. Що важливо знати про підхід:

 

– Показники допомагають призначити відповідальних за результати, планувати діяльність, виявляти проблеми в організації роботи.

- KPI повинні випливати з цілей компанії, бути досяжними та зрозумілими відповідальним за їх виконання.

- Система має й недоліки – ризик вигоряння, підміни результатів, відсутності взаємодопомоги у команді. Її використання вимагає порівняно багато часу та коштів.

- Система не універсальна та не гарантує покращення якості роботи. Вона підійде не завжди, але в ряді випадків допоможе мотивувати співробітників та зробити бізнес-процеси більш керованими та організованими.