Полезная информация

Порахуйте скільки чоловік сидить у вашому головному робочому чаті. А тепер скільки з них ще працює в компанії. Друге число зазвичай ніхто не знає. За склад чату не відповідає жодна служба, тому підрядник, якому півроку тому закрили доступ до пошти, спокійно читає листування.

 

Таке виглядає робоче спілкування без корпоративного месенджера. Це сервіс для роботи, де обліковими записами, доступами та листуванням розпоряджається компанія, а не співробітник. Зовні він нагадує звичний чат, але вся різниця всередині.

 

* Що таке корпоративний месенджер?

Корпоративний месенджер - це чат, яким розпоряджається компанія. Вона заводить облікові записи, видає та забирає доступи, вирішує, де зберігається листування. Співробітник тут є користувачем, а не власником.

 

Набір можливостей у особистого та робочого чату майже однаковий, тому порівнювати їх за функціями безглуздо. Важливо лише те, хто вважається власником – бізнес чи сам співробітник.

 

Важливо розуміти, що корпоративний месенджер закриває одно завдання — робоче спілкування, яким розпоряджається компанія.

Пропонуэмо для Вас, тренінг управлінський облік і бюджетування, а також тренінг управління та мотивація персоналу, нові технології та можливості.

** 5 питань, на які ваші корпоративні чати не відповідають

Поки все йде своєю чергою, різниці між особистим і робочим чатом не видно. Вона проявляється в один день, коли з компанії йде людина.

 

Приклад: менеджер звільнився у п'ятницю, а в понеділок з'ясувалося, що листування з ключовим клієнтом залишилося у його особистому WhatsApp на його особистому номері. Разом з людиною пішли історія, домовленості та файли, і тепер клієнт дзвонить та запитує, чому ніхто не в курсі.

 

Компанія тут стикається з тим, що в неї нічого не залишається після відходу співробітника. І річ тут не в тому, що робочі корпоративні чати в особистих месенджерах небезпечні. Справа в тому, що компанія не може відповісти на прості питання про власне спілкування.

 

За даними НБЦ, тіньові ІТ-ресурси мають 97% українських компаній. Співробітники користуються сервісами, про які ІТ-служба не знає, а повну картину своїх активів бачать лише 3%. Де лежить життєвий файл: за опитуванням Контур.Толка, 60% співробітників щодня витрачають від години до двох, розшукуючи необхідне у своїх листуваннях. Що показати перевіряльникам: за даними InfoWatch, в Україні месенджери стали каналом 14% витоків з вини співробітників, а у світі цей показник тримається на 6%.

Читайте Як розрахувати KPI Що таке KPI простими словами, та  Види та приклади KPI мотивації, нові технології мотивації персоналу, а також дізнайтесь про  Особливості навчання та управління виробничим персоналом,  розповість Інна Старожукова.

 

** З чого складається месенджер для компанії?

Месенджер для компанії виглядає по-різному для трьох людей і хочуть ці троє різного.

 

Співробітник хоче, щоб чат не заважав. Йому потрібні канали, треди, дзвінки, файли та швидкий пошук, тому робочий чат для співробітників повинен працювати не гірше за звичний. За даними Контур.Толка, 88% людей повністю або частково використовують один месенджер і для роботи, і для особистого спілкування. Допомагають дрібниці — згадки, реакції, налаштовані повідомлення та нормальний пошук, про які ми писали у розборі інструментів для спілкування співробітників.

 

Адміністратор хоче рівно зворотного – щоб чат підкорявся правилам. Йому потрібні ролі, права доступу та зв'язок з корпоративною директорією, а також можливість закрити людині доступ однією дією.

 

Служба безпеки та керівництво дивляться ще далі: де зберігаються дані, хто їх читає, чи вдасться вивантажити історію та поставити сервіс на свій сервер. Вимоги у них найжорсткіші за всіх, і зазвичай саме вони перетворюють зручний чат на незручний.

 

** Кому корпоративний месенджер не потрібен?

Якщо в компанії 5 співробітників, і всі вони сидять в одній кімнаті — окремий корпоративний месенджер вам не потрібен.

 

Він не потрібен, коли:

- у команді 5-7 чоловік і всі один у одного на увазі;

- не зберігайте персональні дані клієнтів;

- організації немає у списку з минулого розділу;

- Люди у вас не змінюються роками.

 

Зрозуміти, що момент настав, можна за однією ознакою: ви припинили пам'ятати, хто в яких чатах. Або вперше не змогли відповісти хоча б на одне із п'яти питань вище. Якщо це про вас, ми розібрали 11 корпоративних месенджерів із цінами, перевагами та обмеженнями.

 

** Де закінчуються можливості корпоративного месенджера?

Припустимо, ви все зробили правильно: спілкування під контролем компанії, доступами управляє адміністратор, історія не йде разом із людьми. У чаті обговорили макет та домовилися переробити перший екран. Далі у рішення мають з'явитися відповідальний термін, хтось повинен його виконати, а хтось — перевірити.

 

Цього не робить жоден месенджер, ні особистий, ні корпоративний. Через тиждень рішення щодо макету виявиться на сотні повідомлень вище, і чий це чат, вже неважливо. Компанія повернула собі контроль над листуванням, але домовленості в ній однаково тонуть у стрічці — просто тепер у стрічці, якою володіє компанія. Контроль над чатом та порядок у роботі – різні речі.

 

Кайтен – українська система управління проектами, завданнями та командами. Нещодавно в ньому з'явився вбудований чат із особистими та груповими обговореннями, тредами, згадками та файлами. Поки він у беті та працює на тарифі Enterprise A+, решті його підключають на запит.

 

При цьому замінювати повноцінний месенджер для живого спілкування не намагається. Його сенс у іншому: спілкування не відривається від справи. Робоче питання обговорюють у картці завдання, поруч із файлами і рішенням. Шукати у стрічці не доводиться — одразу видно, хто запропонував і чим закінчили.

 

Здзвон проходить у Кайтен Зустрічах: вони у закритій беті, але запис та AI-розшифровка вже збирають домовленості у завдання.

А ви знаєте,   Як тренінги з управління виробництвом допоможуть менеджменту під час невизначеності, і дізнайтесь  Мотивація співробітників: типи, способи та приклади стимулювання, Та дізнайтесь для себе та бізнесу,  Оптимізація та підвищення ефективності зонування складських приміщень, а також, про Зонування складу. Принципи зберігання товару, тільки важливі практичні поради. 

!! Що варто запам'ятати?

Попит на такі послуги зростає швидко. У 2023 році сегмент корпоративних месенджерів в Україні коштував 1,9 млрд. гривень. До 2030 року він зросте вдесятеро – до 26 млрд, прогнозує Арс медікал.

 

Різниця між особистим та корпоративним чатом не у функціях – вони майже однакові. Різниця в тому, чи має компанія відповіді: скільки у неї робочих чатів, хто в них полягає, що залишилося після звільнення. Перевірити себе можна за хвилину з п'яти питань із початку статті, і якщо хоча б на одну відповідь немає, це і є відповідь.

 

Варто пам'ятати про кордон. Месенджер відповідає, хто що написав, але не відповідає, що ви вирішили і хто це робить, і не повинен, це не його робота.