Полезная информация

Сучасний співробітник щодня стикається з трьома типами рутинних завдань: потрібно швидко зрозуміти суть довгого тексту чи відео, перекласти іноземний матеріал чи грамотно сформулювати відповідь клієнту. Кожне з таких завдань забирає час, перемикає увагу та знижує загальну ефективність.

 

Продуктивність співробітників безпосередньо впливає на три контури:

1. Фінансовий результат. Коли завдання виконуються повільно, зростає кількість помилок і переробок, простоює обладнання - страждають виручка та маржинальність. Оптимізація процесів здатна покращити фінансовий результат без розширення штату.

 

2. Кадрова стійкість. 70% російських компаній наголошують на дефіциті кваліфікованих фахівців. При цьому очікування співробітників зростають. Якщо процеси побудовані грамотно і завдання розподілені ефективно, компанія може справлятися з великим обсягом роботи без розширення штату та постійного залучення підрядників. Це знижує витрати на найм та прискорює запуск проектів. Крім того, компанії зі зрозумілою організацією роботи та керованим навантаженням більш привабливі для претендентів.

 

3. Стратегічна гнучкість. Продуктивні команди швидше перебудовуються під нові завдання (вихід нові ринки, впровадження ІІ, зміна продуктового портфеля та інші). Вони вже мають прозорі процеси та зрозумілі ролі, тому їм легше адаптуватися до змін. Там, де базовий рівень ефективності низький, будь-які зміни призводять до опору, просідання якості та зривів термінів.

Читайте про - Як покращити пам'ять та роботу мозку? а також діхнавайтесь про Геп технологій та бізнесу. а також дізнайтесь що таке GAP-аналіз і навіщо він потрібен компанії. 

 

** Як виміряти ефективність працівників?

Зазвичай компанії використовують базовий набір метриків. KPI для ролі формують із трьох блоків:

 

1. Бізнес-результат - виручка або маржа на співробітника/команду, кількість оброблених замовлень, закритих заявок, виконаних проектів.

 

2. Операційна ефективність - час на обробку одиниці (замовлення, номери, звернення), дотримання термінів, відсоток виконання змінного плану.

 

3. Якість - частка шлюбу та переробок, помилки, NPS/CSAT, скарги клієнтів.

 

Наприклад, у менеджера з продажу ключові показники – виручка та конверсія. У оператора підтримки — кількість звернень за зміну та відсоток вирішених із першого контакту питань тощо.

 

KPI часто доповнюють OKR (Objectives and Key Results) – вони допомагають пов'язати щоденні завдання з пріоритетами бізнесу та поставити амбітні, але вимірні цілі. Регулярні performance review фіксують, як співробітник виконує KPI та OKR. На основі цих даних приймають рішення про розвиток, роль, рівень відповідальності та компенсації.

 

** Методи підвищення продуктивності праці співробітників.

Усі методи можна умовно поділити на дві групи: управлінські практики та системні зміни. Перші стосуються підходу до управління людьми, другі — процесів та інструментів. Розберемо на прикладах.

 

Управлінські практики.

Точне формулювання знижує кількість погоджень, виключає дублювання завдань, прискорює їх виконання. Керівник фіксує очікуваний результат, терміни, критерії оцінки, призначає відповідального та погоджує пріоритети. Все - в системі управління завданнями або CRM.

 

Регулярний зворотний зв'язок та похвала.

Допомагають вчасно скоригувати дії, розставити пріоритети та побудувати довіру. Для цього керівнику необхідно регулярно (не рідше одного разу на 2 тижні) проводити зустрічі 1:1 зі співробітниками, де не лише вказувати на помилки, а й відзначати прогрес. Це сприяє підвищенню мотивації та продуктивності.

А Ви знаєте,   Секрет успішних бізнесів. Правила успішного старту у бізнесі, та звісно ж і про Як скласти трекер звичок на місяць? 

Контроль за проміжними результатами

Робить терміни виконання завдань передбачуваними. Регулярний контроль також дозволяє помітити помилки ще на етапі, коли ситуацію можна виправити. Це економить ресурси та знижує кількість переробок. У довгих чи складних проектах варто ділити роботу на етапи, а також раз на тиждень проводити короткі зустрічі щодо статусів завдань.

 

Управління навантаженням

Перевантаження призводить до зривів термінів, помилок та вигоряння. Керівнику важливо стежити, щоб обсяг завдань відповідав ресурсам команди. Допомагають дошки завдань, звіти у трекері та інші інструменти візуалізації.

 

Системні зміни.

Стандартизація процесів

Точні регламенти знижують кількість помилок та економлять час. У нацпроекті "Продуктивність праці" компанії розповідають, як за допомогою інструментів ощадливого виробництва за півроку? рік скорочують час процесів на 22-38% і збільшують вироблення на третину без розширення штату. Це досягається рахунок усунення зайвих дій — пошуку інформації, очікування погоджень тощо.

 

Перерозподіл ролей та відповідальності у командах

Коли зони ответственности зафіксовані (наприклад, через матрицю RACI), співробітники витрачають годину працювати, а чи не з'ясування, хто відповідає. За даними i4cp, покращення співпраці всередині команд може підвищити продуктивність до +40%.

 

Впровадження системи управління задачами. 

Трекера та інших допомагають зібрати завдання в одному місці, зафіксувати терміни та відповідальні, відстежувати завантаження. Формат залежить від сфери: в IT — канбанідошки, у продажах — CRM-воронка, у бэкофісі — реєстр заявок замість листування в месенджерах.

 

На рівні аналітики підключаються BI-системи : керівник бачить динаміку - вироблення, терміни проходження етапів, кількість помилок.

 

Більший рівень — process mining. Аналіз логів показує, де виникає збій: на узгодженні, введенні даних чи передачі між відділами. Це дозволяє знаходити вузькі місця до того, як вони вплинуть на терміни та якість.

Читайте також Як створити привабливі пакети бенефітів для різних поколінь співробітників? І цікаво знати  Як побудувати систему контролю дебіторської заборгованості: показники та інструменти?