Полезная информация

Колись віддалена робота була нішевим явищем, але зараз вона стала наріжним каменем сучасного бізнесу. Однак це зрушення викликало новий набір проблем. Навіть найдосвідченішим керівникам доводиться адаптуватися до поширення цифрових технологій, оскільки сфера віддаленої роботи часто вимагає нового підходу, що враховує такі потенційні підводні камені, як збої в комунікації та підтримання морального настрою співробітників в умовах, коли вони розподілені за різними часовими поясами, і при цьому націлені на використання всіх переваг віддалення.

 

Перед керівником будь-якої команди стоять такі завдання:

- Забезпечити співробітників усім, що потрібно для виконання їх обов'язків;

- поставити ясні досяжні цілі з вимірними результатами;

- переконатися, що всім, зокрема новачкам, зрозумілі внутрішні процеси підприємства;

- контролювати виконання робочих завдань;

- налагодити комунікацію - з підлеглими та всередині колективу;

- стежити за мотивацією працівників та вчасно реагувати на її зниження.

 

Під час дистанційної роботи ці завдання доводиться вирішувати незвичними методами. Про те, як побудувати взаємодію з віддаленими співробітниками.

Маючи нагоду, запрошуємо Вас на, корпоративные тренинги по продажам Киев, а також, тренинг для кол центра в Украине, в вашей компании, онлайн. 

 

* Ідеальний працівник на віддаленні: який він?

Не кожна людина може добре працювати поза офісом. Нижче якості та навички, які важливі для віддаленого співробітника. 

 

Вміє організувати себе.

Коли всі працюють з офісу, відразу видно, хто о котрій прийшов і чим займався протягом робочого дня. Щоправда, це гарантує продуктивність кожного, але контролю більше. При віддаленій роботі інакше, адже не видно, чим зайнята людина з того боку монітора. Але це й не має значення, якщо він справляється зі своїми завданнями, не порушує терміни, вчасно відповідає на запитання, тобто досить самоорганізований.

 

Людина з високими навичками самоорганізації не запізниться на співбесіду, не затримає без попередження тестове завдання, матиме в арсеналі інструменти планування свого часу, зокрема цифрові.

 

Вміє розставити пріоритети.

Серед робочих завдань завжди є більш менш важливі. Вміння відрізнити одні від інших допомагає правильно розподілити свої сили та якісно виконати пріоритетні справи — саме вони є найбільш важливими для результату.

Читайте, що таке пасивний дохід та як його створити? А також  Де знайти мотивацію та як мотивувати себе? А також,  Як масштабувати бізнес? Коли масштабування передчасно: основні ризики. І звісно  Як визначити реальні цілі для вашого бізнесу. Як ставитимемо цілі по бізнесу?    

Визначити, що людина вміє розставляти пріоритети, допоможуть такі питання:

– Як проходить ваш типовий робочий день?

- Якими методами пріорітизації завдань ви користуєтеся - матрицею Ейзенхауера, методом Айві Лі, принципом Парето?

- Чи складаєте ви списки справ? Як відокремлюєте важливе від термінового?

 

* Вміє спілкуватися

Для цього недостатньо володіти грамотною письмовою та усною мовою – важливо відчувати настрій співрозмовника, активно реагувати на його репліки, підтримувати розмову у доброзичливому тоні. Онлайн це робити складніше, особливо у листуванні, коли не видно міміка та жести і не чути інтонації.

 

З кандидатом із просунутими комунікативними навичками комфортно спілкуватися вже на стадії відбору: він уважно слухає питання, дає ємні відповіді у справі, легко формулює свою думку, не дозволяє собі знецінюючих висловлювань та різкого тону.

 

- здатний самостійно вчитися.

На віддаленні часто доводиться шукати інформацію самостійно: в інтернеті, корпоративній базі знань, спеціалісти. Не боятися визнати, що чогось не знаєш, правильно сформулювати питання та знайти кому їх поставити — ось на що чекають від віддаленого працівника.

 

Самостійність проявляється вже на етапі тестового: можна дати неповні вступні та подивитися, як кандидат буде заповнювати брак інформації.

- Знає межі своєї компетентності та вміє працювати у команді.

Іноді здається, що якщо не можеш впоратися із завданням сам, то це ознака слабкості чи некомпетентності. Насправді краще вчасно звернутися по допомогу до команди. Саме в синергії народжується результат, яким можна пишатися.

 

Оцінити навички командної роботи найпростіше з минулого досвіду: попросіть кандидата розповісти, які завдання він вирішував спільно з колегами, про його роль та роль інших.

 

- володіє цифровими інструментами.

Відстань неможлива без сервісів відео-конференц-зв'язку, месенджерів, таскеров, поштових клієнтів та профільних інструментів спеціаліста.

 

Про досвід роботи з цифровими інструментами зазвичай пишуть у резюме, а якщо ні, про це варто запитати.

 

– розраховує свої сили.

Можна взяти на себе надто багато і не впоратися, чи впоратися — і швидко вигоріти, втратити мотивацію працювати далі. За результатами опитування Всеросійського центру вивчення громадської думки, 2022 року 35% респондентів зазначали, що переробляють. Не треба так: краще дотримуватись work & life balance і вчасно давати знати, що перевантажений.

 

Тривожним дзвінком має стати, якщо претендент з гордістю розповідає про свої минулі переробки.

Читайте про KPI та мотивація персоналу, як пов'язані результати та зарплата, та  Як підняти мотивацію у кризові періоди. Нематеріальна мотивація працівників, а також про Як мотивувати співробітників, методи та приклади мотивації? Проради від Намировського Ігоря. 

* Як організувати робоче місце?

Ось що точно знадобиться (у дужках приклади):

- Система керування віддаленою командою (Бітрікс24, Мегаплан та ін.). Тут ведеться основна робота з проектами: видно завдання, їх статус, відповідальні терміни. Краще, якщо такий сервіс буде один - не доведеться витрачати час на навчання співробітників різним інтерфейсам, та й контролювати робочі процеси простіше, якщо вони зібрані в одному місці.

- Планер щоденних завдань (YouGile, Google Таблиці, TickTick та ін.). Можна користуватися календарем у смартфоні, і поштовим клієнтом, і навіть нотатками, якщо не потрібен загальний доступ до списку завдань.

- Месенджер (Skype, Телеграм та ін.). Краще розділяти особисті листування та робітники. Можна завести окремий месенджер для корпоративної взаємодії або якщо функціонал програми дозволяє, як у Телеграмі, створити папку з робочими чатами.

- Сервіс відео-конференц-зв'язку (Google Meet, SberJazz, Zoom та ін.). Запис зустрічі, віртуальне тло, чат — ці можливості, як правило, є за замовчуванням. Зручно, якщо передбачена функція транскрибації: з нею легко перевести розмову в текстовий формат і підготувати лист за результатами.

- Рішення для ведення та зберігання документів (корпоративний сервер, Бітрікс24 та ін.). Якщо хтось із співробітників захворів, пішов у відпустку чи звільнився, його зможуть легко замінити колеги — вони будуть мати для цього всю інформацію.

- Поштовий клієнт (Microsoft Outlook та ін.). Тут зручно вести зовнішню комунікацію – з партнерами, клієнтами, потенційними підрядниками.

 

* Уявити колективу.

Співробітнику в офісі зазвичай у перший день проводять екскурсію, показують, де знаходиться кухня, переговорні, принтер, вбиральня, особисто знайомлять із колегами, розповідають про обов'язки кожного. Це допомагає швидше та без стресу адаптуватися до нового місця.

Знайомство необхідне і на віддаленні, тільки на зміну особистому спілкуванню приходить дистанційне з використанням месенджера, пошти, сервісу відео-конференц-зв'язку. Іноді новачка представляє керівник, іноді новий співробітник першим вітає колектив.

 

* Цілі такого знайомства:

- проінформувати про вихід нової людини та її функції;

- Надати команді можливість підтримати новачка в непростий момент;

- Познайомити нового співробітника з колегами - їх роль у компанії він зможе дізнатися з самопрезентацій або підписів до листів.

 

* Налагодити зв'язок із куратором.

Куратор — це служба одного вікна для нових віддалених співробітників, які ще не запам'ятали, хто за що відповідає в компанії, які самі завдання і як їх виконувати. Краще, якщо куратором буде не керівник відділу, а досвідчений колега чи тимлід: що менша дистанція між посадами, то простіше новачкові звернутися з питанням, навіть наївним, до наставника.

Дізнайтесь про - види бізнес-процесів. Опис бізнес-процесів, з хаосу до ладу.  Буде корисно знати як впровадити готові бізнес-процеси у роботу? Розповість Олександр Степанов.  

Ось як виглядає психологічний портрет ідеального куратора:

- вміє і любить спілкуватися з використанням засобів зв'язку - так новий співробітник не відчуватиме, ніби нав'язує спілкування;

- має розвинений емоційний інтелект — навіть на відстані вміє розпізнавати чужі емоції, настрій, мотиви та бажання, не дає почуттям впливати на свою поведінку;

- демонструє лідерські якості: впевненість, здатність надихати, доброзичливість, креативний підхід до вирішення нестандартних проблем;

- Відповідальний - відповідає і за свій результат, і за результат підопічного;

- добре працює в команді – вміє делегувати завдання, не прагне взяти все на себе.

 

* Ознайомити із внутрішніми процесами.

Всі дії, що повторюються, особливо ті, що часто викликають питання і сильно впливають на результат, варто регламентувати, тобто систематизувати і описати в окремому документі. Інакше при зростаючому штаті куратору доведеться пояснювати те саме знову і знову.

 

Регламент потрібен і для того, щоб стандартизувати підхід до вирішення завдань: досвідчені співробітники можуть вирішити, що встановлений порядок не є оптимальним, і вносити до нього зміни на ходу. Можливо, вони мають рацію — регулярно збирайте зворотний зв'язок, щоб дізнатися, як покращити роботу.

 

Регламент має бути простим та наочним – з ілюстраціями, чіткою структурою, зручною навігацією. Адже він покликаний відповідати на запитання, а не породжувати нові.

 

Не треба регламентувати все поспіль. По-перше, так документ вийде надто великим, і головне загубиться серед другорядного. По-друге, краще дати людям свободу дій, де можна, і вони знайдуть оптимальний шлях.

Читайте та дізнавайтесь  Як провести впровадження KPI з нуля без помилок? А також, KPI та мотивація персоналу, як пов'язані результати та зарплата?